Umgang Personalunterlagen: Unterschied zwischen den Versionen

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<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">'''Bereich: [[Verwaltung|Verwaltung]]'''</span></span>
 
<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">'''Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse'''</span></span>
 
<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">'''''Teilprozess: Umgang Personalunterlagen'''''</span></span>
 
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| '''Aufgabe'''
| '''Aufgabe'''
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| '''​Input'''
| '''​Input'''
| '''Output​'''
| '''Output​'''
| '''Informationsknoten'''
| '''Reibungspotentiale'''
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| '''Bewerbungsunterlagen'''
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*Posteingang > GL
*bei Nichteinstellung - Klärung durch GL, ob
**Unterlagen vernichtet
**Unterlagen zurücksenden
**Unterlagen aufbewahren (bis zu 6 Monate)
***in ELO digitalisieren, Erinnerung nach 6 Monaten, gespeicherte und Originalunterlagen löschen/vernichten
***Original (wenn Bewerbung per Post) archivieren, nach 6 Monaten zurücksenden   
*bei Einstellung verbleibt Bewrbung bei GL bis Abschluss Arbeitsvertrag, danach
**Anlegen '''Personalakte'''
**wenn Bewerbung per Post - Original archivieren 
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Posteingang
ELO
Personalakte
| Bewebungunterlagen von Bewerber
| Speichern und Archivieren unter Berücksichtigung des Bewerberstatus und DSGVO
|-
| '''Personalbogen'''
|
*vom Mitarbeitenden ausgefüllt
*versenden der ausgefüllten Unterlagen an das Lohnbüro (Krause & Böttcher) vom Mitarbeiter Finanzen
*Unterlagen in Elo digitalisieren
*Original in Personalakte archivieren
| Vorlage zum Ausfüllen von Buchhaltung
| &nbsp;
|-
| '''Arbeitsvertrag'''
|
Arbeitsvertrag und alle ergänzenden Unterlagen
*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
| durch Geschäftsleitung erstellt
| &nbsp;
|-
| '''Zertifikate / Nachweise Weiterbildung / Zeugnisse'''
|
- Nachweise über alle Weiterbildungen, die im Rahmen der Tätigkeit oder zur beruflichen Entwicklung besucht werden
- Zeugnisse
*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
| Einreichung von Mitarbeitenden
| &nbsp;
|-
| '''Arbeitsplatzbeschreibung'''
|
alle Arbeitsplatzbeschreibungen
*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
| durch Geschäftsleitung erstellt
| &nbsp;
| &nbsp;
|-
| '''Führungszeugnis'''
|
*Aktennotiz: Führungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte
| Einreichung durch Mitarbeitenden
| &nbsp;
| &nbsp;
|-
|
'''Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen:'''
*Krankenkasse
*Nachweis
*Vermögenswirksame Leistungen<br/> &nbsp;
*Kopien amtlicher Urkunden
*Schwerbehindertenausweis<br/> &nbsp;
*Fahrerlaubnis<br/> &nbsp;
*Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
|
*in ELO digitalisieren
*Original in Personalakte archivieren
| lt. Daten des Mitarbeitenden bzw. Krankenkasse
| &nbsp;
| &nbsp;
|-
| '''Abmahnungen'''
|
*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
| durch Geschäftsleitung erstellt
| &nbsp;
| &nbsp;
|-
| '''Kündigungsschreiben'''
|
*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
| durch Mitarbeitenden oder Geschäftsleitung&nbsp;
| &nbsp;
| &nbsp;
| colspan="1" rowspan="2" | &nbsp;
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| colspan="1" rowspan="2" | &nbsp;
| '''Aufbewahrung Peronalunterlagen'''
|
nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mindestens 3 volle Jahre Aufbewahrungsfrist
 
danach vernichten bzw. Daten löschen
 
| colspan="1" |  
ELO
 
Personalakte
 
| durch Sachbearbeiter Personal
| Einhaltung der DSGVO
|}
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Aktuelle Version vom 23. April 2020, 10:08 Uhr

 

Bereich: Verwaltung

Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse

Teilprozess: Umgang Personalunterlagen

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Aufgabe ​Beschreibung ​Dokument ​Input Output​
Bewerbungsunterlagen
  • Posteingang > GL
  • bei Nichteinstellung - Klärung durch GL, ob
    • Unterlagen vernichtet
    • Unterlagen zurücksenden
    • Unterlagen aufbewahren (bis zu 6 Monate)
      • in ELO digitalisieren, Erinnerung nach 6 Monaten, gespeicherte und Originalunterlagen löschen/vernichten
      • Original (wenn Bewerbung per Post) archivieren, nach 6 Monaten zurücksenden
  • bei Einstellung verbleibt Bewrbung bei GL bis Abschluss Arbeitsvertrag, danach
    • Anlegen Personalakte
    • wenn Bewerbung per Post - Original archivieren

Posteingang

ELO

Personalakte

Bewebungunterlagen von Bewerber Speichern und Archivieren unter Berücksichtigung des Bewerberstatus und DSGVO
Personalbogen
  • vom Mitarbeitenden ausgefüllt
  • versenden der ausgefüllten Unterlagen an das Lohnbüro (Krause & Böttcher) vom Mitarbeiter Finanzen
  • Unterlagen in Elo digitalisieren
  • Original in Personalakte archivieren
 Vorlage zum Ausfüllen von Buchhaltung  
Arbeitsvertrag

Arbeitsvertrag und alle ergänzenden Unterlagen

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Zertifikate / Nachweise Weiterbildung / Zeugnisse

- Nachweise über alle Weiterbildungen, die im Rahmen der Tätigkeit oder zur beruflichen Entwicklung besucht werden

- Zeugnisse

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 Einreichung von Mitarbeitenden  
Arbeitsplatzbeschreibung

alle Arbeitsplatzbeschreibungen

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Führungszeugnis
  • Aktennotiz: Führungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte
 Einreichung durch Mitarbeitenden  

Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen:

  • Krankenkasse
  • Nachweis
  • Vermögenswirksame Leistungen
     
  • Kopien amtlicher Urkunden
  • Schwerbehindertenausweis
     
  • Fahrerlaubnis
     
  • Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
  • in ELO digitalisieren
  • Original in Personalakte archivieren
 lt. Daten des Mitarbeitenden bzw. Krankenkasse  
Abmahnungen
  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Kündigungsschreiben
  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Mitarbeitenden oder Geschäftsleitung   
Aufbewahrung Peronalunterlagen

nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mindestens 3 volle Jahre Aufbewahrungsfrist

danach vernichten bzw. Daten löschen

ELO

Personalakte

durch Sachbearbeiter Personal Einhaltung der DSGVO
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