Umgang Personalunterlagen: Unterschied zwischen den Versionen

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<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''Bereich: [[Verwaltung|Verwaltung]]'''</span></span>
<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">'''Bereich: [[Verwaltung|Verwaltung]]'''</span></span>


<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''Prozess:&nbsp;[[Belegungsunabhängige_Prozesse|Belegungsunabhängige_Prozesse]]'''</span></span>
<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">'''Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse'''</span></span>


<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''''Teilprozess: Umgang Personalunterlagen'''''</span></span>
<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">'''''Teilprozess: Umgang Personalunterlagen'''''</span></span>


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{| border="1" style="font-family:arial; font-size:small; border:1px solid #bfbfbf; padding:2px; vertical-align:top; border-collapse:collapse" width="100%"
{| width="100%" style="font-family:arial; font-size:small; border:1px solid #bfbfbf; padding:2px; vertical-align:top; border-collapse:collapse" border="1"
|-
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| '''Aufgabe'''
| '''Aufgabe'''
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| '''​Input'''
| '''​Input'''
| '''Output​'''
| '''Output​'''
| '''Informationsknoten'''
| '''Reibungspotentiale'''
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| '''Bewerbungsunterlagen'''
| '''Bewerbungsunterlagen'''
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**wenn Bewerbung per Post - Original archivieren   
**wenn Bewerbung per Post - Original archivieren   


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| rowspan="9" colspan="1" |  
Posteingang
Posteingang


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| Bewebungunterlagen von Bewerber
| Bewebungunterlagen von Bewerber
| Speichern und Archivieren unter Berücksichtigung des Bewerberstatus und DSGVO
| Speichern und Archivieren unter Berücksichtigung des Bewerberstatus und DSGVO
| colspan="1" rowspan="7" | &nbsp;
| colspan="1" rowspan="7" | &nbsp;
|-
|-
| '''Personalbogen'''
| '''Personalbogen'''
|  
|  
*vom Mitarbeitenden ausgefüllt  
*vom Mitarbeitenden ausgefüllt  
*<span style="color:#c0392b;">Anmeldung ...(Was? Wer?)</span>
*versenden der ausgefüllten Unterlagen an das Lohnbüro (Krause & Böttcher) vom Mitarbeiter Finanzen
*Unterlagen in Elo digitalisieren  
*Unterlagen in Elo digitalisieren  
*Original in Personalakte archivieren  
*Original in Personalakte archivieren  


| &nbsp;
| Vorlage zum Ausfüllen von Buchhaltung
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*Originale in Personalakte archivieren  
*Originale in Personalakte archivieren  


| durch Geschäftsleitung erstellt
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| &nbsp;
|-
| '''Zertifikate / Nachweise Weiterbildung / Zeugnisse'''
|
- Nachweise über alle Weiterbildungen, die im Rahmen der Tätigkeit oder zur beruflichen Entwicklung besucht werden
 
- Zeugnisse
 
*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
 
| Einreichung von Mitarbeitenden
| &nbsp;
| &nbsp;
|-
|-
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*Originale in Personalakte archivieren  
*Originale in Personalakte archivieren  


| &nbsp;
| durch Geschäftsleitung erstellt
| &nbsp;
| &nbsp;
| &nbsp;
|-
|-
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*Aktennotiz: Führungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte  
*Aktennotiz: Führungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte  


| &nbsp;
| Einreichung durch Mitarbeitenden
| &nbsp;
| &nbsp;
| &nbsp;
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*Krankenkasse  
*Krankenkasse  
*'''Nachweis'''
*Nachweis  
*'''Vermögenswirksame Leistungen'''
*Vermögenswirksame Leistungen<br/> &nbsp;
 
*Kopien amtlicher Urkunden  
Kopien amtlicher Urkunden<br/> Schwerbehindertenausweis
*Schwerbehindertenausweis<br/> &nbsp;
 
*Fahrerlaubnis<br/> &nbsp;
*Fahrerlaubnis  
*Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse  
*Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse  
*&nbsp;


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*Original in Personalakte archivieren  
*Original in Personalakte archivieren  


| lt. Daten des Mitarbeitenden bzw. Krankenkasse
| &nbsp;
| &nbsp;
|-
| '''Abmahnungen'''
|
*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
| durch Geschäftsleitung erstellt
| &nbsp;
| &nbsp;
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| '''Kündigungsschreiben'''
|
*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
| durch Mitarbeitenden oder Geschäftsleitung&nbsp;
| &nbsp;
| &nbsp;
|-
| '''Aufbewahrung Peronalunterlagen'''
|
nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mindestens 3 volle Jahre Aufbewahrungsfrist
danach vernichten bzw. Daten löschen
| colspan="1" |
ELO
Personalakte
| durch Sachbearbeiter Personal
| Einhaltung der DSGVO
|}
|}

Aktuelle Version vom 23. April 2020, 10:08 Uhr

 

Bereich: Verwaltung

Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse

Teilprozess: Umgang Personalunterlagen

  <tbody> </tbody>

Aufgabe ​Beschreibung ​Dokument ​Input Output​
Bewerbungsunterlagen
  • Posteingang > GL
  • bei Nichteinstellung - Klärung durch GL, ob
    • Unterlagen vernichtet
    • Unterlagen zurücksenden
    • Unterlagen aufbewahren (bis zu 6 Monate)
      • in ELO digitalisieren, Erinnerung nach 6 Monaten, gespeicherte und Originalunterlagen löschen/vernichten
      • Original (wenn Bewerbung per Post) archivieren, nach 6 Monaten zurücksenden
  • bei Einstellung verbleibt Bewrbung bei GL bis Abschluss Arbeitsvertrag, danach
    • Anlegen Personalakte
    • wenn Bewerbung per Post - Original archivieren

Posteingang

ELO

Personalakte

Bewebungunterlagen von Bewerber Speichern und Archivieren unter Berücksichtigung des Bewerberstatus und DSGVO
Personalbogen
  • vom Mitarbeitenden ausgefüllt
  • versenden der ausgefüllten Unterlagen an das Lohnbüro (Krause & Böttcher) vom Mitarbeiter Finanzen
  • Unterlagen in Elo digitalisieren
  • Original in Personalakte archivieren
 Vorlage zum Ausfüllen von Buchhaltung  
Arbeitsvertrag

Arbeitsvertrag und alle ergänzenden Unterlagen

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Zertifikate / Nachweise Weiterbildung / Zeugnisse

- Nachweise über alle Weiterbildungen, die im Rahmen der Tätigkeit oder zur beruflichen Entwicklung besucht werden

- Zeugnisse

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 Einreichung von Mitarbeitenden  
Arbeitsplatzbeschreibung

alle Arbeitsplatzbeschreibungen

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Führungszeugnis
  • Aktennotiz: Führungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte
 Einreichung durch Mitarbeitenden  

Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen:

  • Krankenkasse
  • Nachweis
  • Vermögenswirksame Leistungen
     
  • Kopien amtlicher Urkunden
  • Schwerbehindertenausweis
     
  • Fahrerlaubnis
     
  • Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
  • in ELO digitalisieren
  • Original in Personalakte archivieren
 lt. Daten des Mitarbeitenden bzw. Krankenkasse  
Abmahnungen
  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Kündigungsschreiben
  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Mitarbeitenden oder Geschäftsleitung   
Aufbewahrung Peronalunterlagen

nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mindestens 3 volle Jahre Aufbewahrungsfrist

danach vernichten bzw. Daten löschen

ELO

Personalakte

durch Sachbearbeiter Personal Einhaltung der DSGVO
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