Umgang mit Kontingenten

Belegung-Rezeption

Regelungen zum Umgang mit Kontingenten im Jugendbildungszentrum Blossin

 

Zielstellung:

Kontingente sollen helfen, unsere Auslastungszeiträume besser zu verteilen.

Zeiten der geringeren Auslastung sollen besser gefüllt werden, Zeiten mit höherem Bedarf als die Kapazitäten hergeben, sollen rechtzeitig verteilt werden

Die eigenen Maßnahmen können am besten gesteuert werden, deshalb werden Kontingente ausschließlich für eigene Maßnahmen vergeben.

 

Grundsatzregelungen:
Kontingente werden jährlich im Rahmen einer Zusammenkunft aller beteiligten Mitarbeitenden für das folgende Kalenderjahr vergeben. T: 31.01. des Jahres. Die Festlegungen sind zu protokollieren und jedem Mitarbeitenden zugängig zu machen.

• Kontingente werden nur für folgende Unterkunftsarten festgelegt:
• Gästehaus
• Jugenddorf (ohne Zeltplatz)

Kontingente sollen in der Regel bis zu 100 % im Jugenddorf und ca. 80 % im Gästehaus der vorhandenen Bettenkapazität der einzelnen Unterkunftsarten nicht überschreiten. Ausnahmen bilden:

• Sprachschule GLS für den Ferienzeitraum
• Maßnahmen für Azubi Anfang bis Mitte September
• INISEK

Kontingente sind immer so festzulegen, dass außerhalb des Kontingents mindestens eine Gruppenstärke (25 Pers.) erhalten bleibt.

Die Zielstellungen der Jahresauslastung für die zutreffenden (JBZ-) Belegungsarten werden nicht zu 100 % über Kontingente realisiert. Die Kontingentumfänge erfassen etwa 60 % der Zielstellungen.

Für die Schulklassenfahrten ist bei der Erstellung der Kontingente ein möglichst gleichmäßiger Personalbedarf an Teamern zu beachten.

 

Kontingentegelten nur für einen festgelegten Zeitraum, darüber hinaus haben sie keinen Bestand.

Sie gelten immer nur bis zur jeweiligen Belegungsklausur – ausgenommen sind die Kontingente JBZ Jugendbildung. Diese sind bis 6 Wochen vor Termin gültig.

Belegungsklausuren finden 2 x jährlich statt:

• Anfang März für den Zeitraum Schuljahresbeginn im laufenden Kalenderjahr bis Schließzeitbeginn (für Maßnahmen von INISEK ist eine Abstimmung mit der Geschäftsführung vor der Belegungsklausur notwendig)
• Anfang September für den Zeitraum Schließzeitende des kommenden Kalenderjahres – Ende der Sommerferien in Berlin/Brandenburg

 

Davor gelagert sind die Phasen des Umgangs mit Kontingenten für folgende Zeiträume:

• Schließzeitende des kommenden Kalenderjahres – Ende der Sommerferien in Berlin/Brandenburg
• Schuljahresbeginn im kommenden Kalenderjahr bis Schließzeitbeginn

 

 

Daraus entsteht folgender Zeitstrahl:

30. November für übernächstes Jahr      Festlegung der Kontingente für das gesamte übernächste Kalenderjahr

 

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01.02. des Vorjahres              Beginn der Kontingentphase, innerhalb der Kontingente dürfen Zusagen gemacht und Verträge geschrieben werden

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20.08. des Vorjahres              Ende der Kontingentphase für den Zeitraum Januar bis Ende Sommerferien mit Belegungsklausur

 

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15.02. des Nachfolgejahres   Ende der Kontingentphase für den Zeitraum Schuljahresbeginn im laufenden Kalenderjahr bis Schließzeitbeginn mit Belegungsklausur    

 

Regeln im Umgang mit zugewiesenen Kontingenten

• Jeder Mitarbeitende ist für das Füllen seiner Kontingente selbst verantwortlich. Er kann während der Kontingentphase eigenständig darüber verfügen.
• Jeder Mitarbeitende ist berechtigt, seine Kontingente zu tauschen.
• Eigenständige Veränderungen der Kontingenthöhen und –zeiträume sind nicht zulässig.
• Die Geschäftsleitung ist ermächtigt, für besonders wichtige Veranstaltungen nach Rücksprache mit den zuständigen Mitarbeitenden die Festlegungen zu den Kontingenten außer Kraft zu setzen.
• Kontingente werden nach der Kontingente-Sitzung in die betreffenden Wochen im Hausmanager durch Team Belegung eingetragen, sodass jeder diese im Überblick hat.
• Kontingente werden unter den jeweiligen Kundennummern eingetragen und mit der richtigen Belegungsart und einem allgemeinen Thema (fortlaufende Nr.:)hinterlegt:

 

 

INISEK	KD-Nr.: 1650	INISEK-Kontingent
Schulklassen	KD-Nr.: 4158	Schulklassen-Kontingent
JBZ-Internationales	KD-Nr.: 1650	JBZ-Internationales Kontingent
JBZ-Bildung	KD-Nr.: 1650	JBZ-Jugendbildung-Kontingent
FSJ/BFD BSJ	KD-Nr.: 927	BSJ-Kontingent
FSJ/BFD DRK	KD-Nr.: 1677	DRK-Kontingent
FSJ/BFD andere VA	KD-Nr.: 1728	FSJ/BFD-andere Kontingent
GLS	KD-Nr.: 5493	GLS-Kontingent
Azubi-Seminare	KD-Nr.: 1728	Azubi-Kontingent

 

• Sobald ein Kontingent genutzt wird, wird dieses der eigentlichen Belegung bzw. dem eigentlichen Kunden zugeordnet

 

Kontrolle

Der Teamleitung Belegung/Rezeption ist beauftragt, die Einhaltung der Kontingente zu kontrollieren.

Gegenseitige Abstimmungen der Kontingentbeauftragten sind im HM unter der jeweiligen Maßnahme zu dokumentieren.