Bearbeitung Kundenanfrage

Bereich: Bildung

Prozess: Belegungsabhängige Prozesse

Teilprozess: 4.1.1 Bearbeitung Kundenanfrage

Aufgabe	Beschreibung	Dokument	Input	Output	Informationsknoten	Reibungspotentiale
Bearbeitung Kundenanfrage mit Termin	Eintreffen der Kundenanfrage Erhebung von Details zu Kundenwunsch (Termine, TN-Zahlen, Inhalte und Leistungsumfänge) Prüfung durch Bildungsteam, ob Kundenwunsch im Leistungsbereich des JBZ enthalten ist (Übereinstimmung mit Format aus BiPro oder Katalo Kurzzeitmaßnahmen), ggf. Rücksprache mit TL Bildung oder GF Prüfung, ob benötigte Ressourcen hinsichtlich Übernachtung/Verpflegung/Räumlichkeiten für durch Kund_innen gewünschtenTermin zur Verfügung stehen, Rücksprache mit belegung Rücksprache mit Kund_innen zu Details der möglichen Umsetzung des Kund_innenwunsches, Verständigung zu Preisdimensionen (TN-Preis und Maßnahmepreis) Erstellung einer Kalkulation (außer bei Kurzzeitmaßnahmen) und eines Angebots, Übermittlung des Angebots an Belegung, Versand an Kund_innen durch Belegung Nach Angebotsbestätigung durch Kund_innen Eintragung des Termins in Einsatzliste Suche nach Dozent_innen (Telefon, mail, Feed Back über Einsatzliste) Vertragserstellung und –abschluss mit Dozent_innen über TL Bildung oder stellvertretende MA des Bildungsteams Vorbereitung von Seminarunterlagen (TN-Listen, Auswertungsbögen etc.) für Dozent_innen durch Bildungsteam Vorbereitung von Kurzinformation für Mittwochsrunde, Weitergabe der Information an TL Bildung Rücksprache mit Rezeption/Team Technik/Küche zu Details der Belegung	Checkliste Kundenanfrage Kalkulationstabelle Angebot Checkplan	Kundenanfrage	Angebot für Kunden entspr Kundenwunsch	Bildungsbereich muss mit Belegung vorhandene Ressourcen prüfen Bildungsbereich muss mit Dozenten Kapazitäten prüfen	Aktualität der Daten muss gesichert sein Ressourcen müssen Anfrage weitestgehend entsprechen, damit passendes Angebot erstellt werden kann Dozenten müssen zeitnah auf Anfragen reagieren Rezeption muss aktuellen Überblick über Ressourcen haben Wann VA in HM/SM? Zeitrahmen Kundenvertrag Mehrfacharbeit bei Informationserfassung-, Verarbeitung im HM/SM; Vorgaben vereinfachen (Beisp. Forscherwelt, INISEK) Schnittstelle