Umgang Personalunterlagen: Unterschied zwischen den Versionen

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**wenn Bewerbung per Post - Original archivieren   
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Posteingang
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| Speichern und Archivieren unter Berücksichtigung des Bewerberstatus und DSGVO
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| '''Personalbogen'''
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*Originale in Personalakte archivieren  
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- Nachweise über alle Weiterbildungen, die im Rahmen der Tätigkeit oder zur beruflichen Entwicklung besucht werden
 
- Zeugnisse
 
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*Originale in Personalakte archivieren  
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*Aktennotiz: Führungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte  
*Aktennotiz: Führungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte  


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*Krankenkasse  
*Krankenkasse  
*'''Nachweis'''
*Nachweis  
*'''Vermögenswirksame Leistungen'''
*Vermögenswirksame Leistungen<br/> &nbsp;
 
*Kopien amtlicher Urkunden  
Kopien amtlicher Urkunden<br/> Schwerbehindertenausweis
*Schwerbehindertenausweis<br/> &nbsp;
 
*Fahrerlaubnis<br/> &nbsp;
*Fahrerlaubnis  
*Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse  
*Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse  
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*Original in Personalakte archivieren  
*Original in Personalakte archivieren  


| lt. Daten des Mitarbeitenden bzw. Krankenkasse
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| '''Abmahnungen'''
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*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
| durch Geschäftsleitung erstellt
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| '''Kündigungsschreiben'''
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*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
| durch Mitarbeitenden oder Geschäftsleitung&nbsp;
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Version vom 5. Dezember 2019, 14:34 Uhr

 

Bereich: Verwaltung

Prozess: Belegungsunabhängige_Prozesse

Teilprozess: Umgang Personalunterlagen

 

Aufgabe ​Beschreibung ​Dokument ​Input Output​
Bewerbungsunterlagen
  • Posteingang > GL
  • bei Nichteinstellung - Klärung durch GL, ob
    • Unterlagen vernichtet
    • Unterlagen zurücksenden
    • Unterlagen aufbewahren (bis zu 6 Monate)
      • in ELO digitalisieren, Erinnerung nach 6 Monaten, gespeicherte und Originalunterlagen löschen/vernichten
      • Original (wenn Bewerbung per Post) archivieren, nach 6 Monaten zurücksenden
  • bei Einstellung verbleibt Bewrbung bei GL bis Abschluss Arbeitsvertrag, danach
    • Anlegen Personalakte
    • wenn Bewerbung per Post - Original archivieren

Posteingang

ELO

Personalakte

Bewebungunterlagen von Bewerber Speichern und Archivieren unter Berücksichtigung des Bewerberstatus und DSGVO
Personalbogen
  • vom Mitarbeitenden ausgefüllt
  • Anmeldung ...(Was? Wer?)
  • Unterlagen in Elo digitalisieren
  • Original in Personalakte archivieren
 Vorlage zum Ausfüllen  
Arbeitsvertrag

Arbeitsvertrag und alle ergänzenden Unterlagen

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Zertifikate / Nachweise Weiterbildung / Zeugnisse

- Nachweise über alle Weiterbildungen, die im Rahmen der Tätigkeit oder zur beruflichen Entwicklung besucht werden

- Zeugnisse

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 Einreichung von Mitarbeitenden  
Arbeitsplatzbeschreibung

alle Arbeitsplatzbeschreibungen

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Führungszeugnis
  • Aktennotiz: Führungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte
 Einreichung durch Mitarbeitenden  

Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen:

  • Krankenkasse
  • Nachweis
  • Vermögenswirksame Leistungen
     
  • Kopien amtlicher Urkunden
  • Schwerbehindertenausweis
     
  • Fahrerlaubnis
     
  • Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
  • in ELO digitalisieren
  • Original in Personalakte archivieren
 lt. Daten des Mitarbeitenden bzw. Krankenkasse  
Abmahnungen
  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Kündigungsschreiben
  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Mitarbeitenden oder Geschäftsleitung   
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