Bearbeitung Kundenanfrage

Bereich: Bildung | Belegung-Rezeption

Prozess: Vor der Anreise

Teilprozess: Bearbeitung Kundenanfrage mit Bildungsinhalt

Aufgabe	Beschreibung	Dokument	Input	Output	Informationsknoten
Bearbeitung Kundenanfrage mit/ohne Termin, mit/ohne Inhalt	Eintreffen der Kundenanfrage Belegung prüft Termin legt Veranstaltung im HM inkl. aller Kundendaten an Information von Belegung an Bildung per E-Mail Prüfung durch Bildungsteam, ob Kundenwunsch im Leistungsbereich Blossins enthalten ist (Übereinstimmung mit Format aus BiPro oder Katalog Kurzzeitmaßnahmen), ggf. Rücksprache mit TL Bildung oder GF Bildung kontaktiert Kunden (Beratungsgespräch) und bietet Programm inkl. Inhalt an Bildung erstellt Kalkulation (Speicherort H:\gemeinsame Dokumente\Bildung\Kalkulationen_NEU\20….) und Ablaufplan (Speicherort H:\gemeinsame Dokumente\Bildung\Inhaltliche Beschreibungen 20… mit Verknüpfung zu Beherbergungsverträge) Information an Belegung inkl. Bedarf Betten Dozent_innen, wichtige Ressourcen innerhalb von 5 Tagen Zuteilung der Ressourcen im HM durch Belegung (evt. Aktualisierung entsprechend der Stornofristen inkl. Ablaufplan) Belegung erstellt und verschickt Angebot samt Ablaufplan Eingabe in die Einsatzliste durch Belegung - gelb markieren nach Annahme des Angebots (innerhalb von 7 Tagen) versendet Belegung den Beherbergungsvertrag Suche nach Dozent_innen (Telefon, Mail, Feedback über Einsatzliste) durch Bildung - in Einsatzliste Schrift rot, wenn noch kein Dozent_in fest Vertragserstellung und –abschluss mit Dozent_innen über TL Bildung oder stellvertretende MA des Bildungsteams Vor der Anreise Vorbereitung von Seminarunterlagen (TN-Listen, Infomaterial etc.) für Dozent_innen durch Bildungsteam Vorbereitung von Kurzinformation für Mittwochsrunde durch Belegung	HM E-Mail Kalkulation, Ablaufplan E-Mail HM HM Einsatzliste HM Honorarvertrag   Anreiseunterlagen	Kundenanfrage	Angebot für Kunden entspr. Kundenwunsch           Vertrag	Kunde - Belegung - Bildung Bildungsbereich muss mit Dozenten Kapazitäten prüfen wenn Fristen nicht eingehalten werden können, Info an anderes Team
Anfrage für Kurzeitangebote	Belegung Wunschdatum an Bildung, Bildung prüft Verfügbarkeit Bei kurzfristigen Anfragen Rücksprache Belegung Bildung, langfristig Eintragung in Einsatzliste durch Belegung. Ausnahme: wenn an einem Termin mehrere Einsätze bereits existieren à Rücksprache mit Bildung (bei kurzfristigen Angeboten nach Freigabe des Termins durch Bildung) Belegung nimmt Kurzzeitangebot als Leistung auf und schließt Vertragh mit Kunden	Einsatzliste	Anfrage Kurzzeitangebot	Buchung Kurzzeitangebot	Belegung - Kunde - Bildung - Dozent_innen