Planung für Aufenthalt

Bereich: Belegung-Rezeption

Prozess: Vor der Anreise

Teilprozess: 3.1.3  Planung für den Aufenthalt

​​Aufgabe	Beschreibung​	Dokument​	​Input	Output​	Informationsknoten	Reibungspotential
Absprachen mit Gast​ (Gruppenfahrten außerhalb des Bildungsprogramms)	Checkplan versenden; ​Kurz vor Ablauf der Stornofrist Details beim Bucher abfragen: ​​​​​TN-Zahl aktualisieren Ablaufplan klären, erstellen (Mahlzeiten, Nutzung von Ressourcen und Technik, Pausenverpflegung, Pausenaktivitäten, Abendprogramm, Bildungsangeboten) Anreise klären, Hinweise Zahlungsart mit Gast klären Anzahlung anstoßen (lt. Vorlage Beherbergungsvertrag)	​HM -> Kunde -> Belegung -> „W“ Dokumentenmanager -> E-Mailversand -> Checkplan versenden Wiedervorlage setzen​	​Checkplan Beherbergungsvertrag	​E-Mail an Gast; Erinnerung über Wiedervorlage	Checkplan:  HM -> Kunde -> Belegung -> „W“ Dokumentenmanager -> E-Mailversand -> Checkplan versenden  Wiedervorlage setzen; HM – Kunde -> Belegung - Daten eintragen - bei Veränderung des Angebotes eine Kostenaufstellung an Gast senden -> Beherbergungsangebot	Dokumentenanpassung: ca. 80-85 Stunden werden für die Anpassung von ca. 150 Dokumenten inkl. E-Mails und Anschreiben benötigt, wegen neuen Dokumentenmanager Dokumentenanpassung wird vor Schließzeit nicht umgesetzt
​Checkplan zurück	​Daten des Checkplans prüfen und Ressourcen kontrollieren und neu anlegen	​HM – Kunde -> Belegung - Daten eintragen   - bei Veränderung des Angebotes eine Kostenaufstellung an Gast senden -> Beherbergungsangebot	​HM -> Kunde -> Belegung ->Leistungsliste -> Dokumentenmanager -> E-Mailversand ->Beherbergungsangebot​	​Bestätigungs-E-Mail an Gast senden

 

​​Aufgabe	Beschreibung​	​Dokument	​Input	​Output
​Planung der Essenszeiten	​Einteilung der Essenszeiten für jede Gruppe und alle Mahlzeiten unter HM -> Tagesstatus -> Küche	​Regeln für Essenszeiten	​Wünsche der Gäste Regeln für Essenszeiten(Essenzeiten werden 14 Tage vor Anreise von TL Belegung eingetragen)	​Essenszeiten als Grundlage für Küche und Essensmarke Gäste
Planung der Zimmerabnahme	Abnahmezeit und Abnahmetreffpunkt werden ab 14 Tage vor Anreise festgelegt und in Abnahmeliste eingetragen	Abnahmeliste	Rezeption - Abnahmezeit und Abnahmetreffpunkt auf Abnahmeliste aufnehmen	Abnahmezeiten und Abnahmetreffpunkt als Grundlage für Reinigung