Akquisition von Freiwilligen

Bereich: Bildung​

Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse

Teilprozess: 4.6.8 Freiwilligendienste

Aufgabe	Beschreibung	Dokument	Input	Output	Informationsknoten	Reibungspotentiale
Akquisition von Freiwilligen	Verständigung über Zahl und Ausrichtung der Freiwilligenstellen im Jugendbildungszentrum im Bildungsteam, ggf Verständigung mit GF, Berücksichtigung der Unterbringungs- und Betreuungskapazitäten Sichtung und Auswertung vorhandener Bewerbungen durch MA_in Bildungsteam, Treffen einer Vorauswahl Führen von Vorgesprächen mit gewünschten Bewerber_innen durch MA_in Bildungsteam ggf Führen von Gesprächen mit vorhandenen Entsendeorganisationen Beratung und Beschlussfassung zu bevorzugten Bewerber_innen durch Bildungsteam Verbindung von gewünschten Bewerber_innen mit zur Verfügung stehenden Fördermöglichkeiten (ESK, DFJW, FSJ,BFD) Erstellung der notwendigen Anträge durch zust. MA_in des Bildungsteams (findet oft auch statt bevor eine Person feststeht) Zuordnung der Bewerber_innen zu für Betreuung zuständige MA_in des Bildungsteams Nach Bescheidung durch die Fördermittelgeber_innen Information der Bewerber_innen und Rücksprache, ob diese ihre Bewerbung aufrechterhalten, ggf. Aussprechen der Annahme der Bewerbung Absprachen zur Vorbereitung der Freiwilligen mit ggf. vorhandenen Entsendeorganisationen	Konzeption der Bildungsstätte Bewerbungen von Freiwilligen Ausschreibungs-dokumente	Bedarf an Freiwilligen Stellenplan Ausschreibung	Besetzung der Freiwilligenstellen mit vermeintlich geeigneten Personen	Verständigung über Bedarf muss innerhalb des Bildungsteams, GF sowie innerhalb der Bildungsstätte erfolgen Ausschreibungen müssen an entsprechende Portale übermittelt werden	Ausschreibungen müssen fristgemäß erfolgen Bewerbungssituation entspricht nicht immer den Bedarfen Einhalten von Fristen und Vorgaben Freiwilligendienst ist keine Ausbildung, kein Angestelltenverhältnis und darf keine regulären Arbeitsplätze ersetzen! Es ist ein Lern- und Orientierungsjahr für die Freiwilligen. Aufgabe: Sascha Quäck (Bildung), Juliana Jesse (Marketing), Andrea Haase (Geschäftsleitung)? - Prozess überarbeiten
Anleitung und Begleitung von Freiwilligen	Organisation von Anreise und Unterbringung der Freiwilligen durch zuständige MA_innen des Bildungsteams, Abholung der Freiwilligen von Flughäfen/Bahnhöfen Information über zu tätigende Mietzahlungen für das Zimmer in Friedersdorf Übergabe der Wohnung / Zimmer in Friedersdorf inkl. Schlüssel und Übergabeprotokoll Abkassieren einer Kaution für die Wohnung in der Buchhaltung Protokolierung einer Fahrradübergabe  Abkassieren einer Kaution für das Fahrrad in der Buchhaltung Übergabe von Bürotechnik (PC) inkl. Passwort Belehrung zu betriebsorganisatorischen Dingen, Schweigepflicht, Kinderschutz etc. Übergabe eines Büroschlüssel, Unterschrift bei Team Technik Organisation der Anmeldung der Freiwilligen in Gemeinde Heidesee, Begleitung durch zust. MA_in des Bildungsteams, ggf. Organisation der Anmeldung bei deutscher gesetzlicher Krankenkasse (sofern Versicherung nicht durch Freiwillige bzw. Entsendeorganisationen geklärt)und ggf. Beantragung einer Aufenthaltsgenemigung bei der Ausländerbehörde Anmeldung der Freiwilligen beim Sprachkurs (VHS oder GLS) Anmeldung und Begleitung beim Online Language Tool OLS des Europäischen Solidaritätskorps Vorstellung der Freiwilligen in Jugendbildungszentrum durch zust. MA_in des Bildungsteams Zuordnung der Verantwortlichkeiten für die FW= Tutor, Mentor, Wohnung Tägliche Begleitung und Anleitung zur Befähigung der zu leistenden Unterstützungausfgaben in Blossin und der Region Wöchentliche Gespräche zur geleisteten Tätigkeit sowie Feedback über die persönliche Zufriedenheit und allgemeiner Gefühlslage in einem fremden Land. Daueraufgabe Bewältigung alltäglicher arbeitsabseitiger Herausforderungen (Einkaufen, Telefonkarte, Arzt, Apotheke, ÖPNV etc.)
Beendigung des Freiwilligendienstes	Die Freiwilligen erhalten eine Beurteilung, erstellt durch die Zuständigen MA_in des Bildungsteams Im EFD muss analog zum Antrag ein umfangreicher Verwendungsnachweis erstellt werden Erstellung eines Youthpasses zur Darstellung der persönlichen Weiterentwicklung, Prüfung durch zuständigen MA_in Budgetüberprüfung durch MA_in Abmeldung im Einwohnermeldeamt Übergabe der Wohnung und Schlüsselübergabe Übergabe des Fahrrades und ggf. Rückzahlung der Kaution Kommunikation mit der Entsendeorganisation und Überweisung des Geldes entsprechend der Partnervereinbarung