Umgang Personalunterlagen: Unterschied zwischen den Versionen

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<p>&nbsp;</p>


&nbsp;
<p><span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><b>Bereich: <a href="Verwaltung">Verwaltung</a></b></span></span></p>


<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''Bereich: [[Verwaltung|Verwaltung]]'''</span></span>
<p><span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><b>Prozess:&nbsp;<a href="Belegungsunabh%C3%A4ngige%20Prozesse">Belegungsunabh&auml;ngige_Prozesse</a></b></span></span></p>


<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''Prozess:&nbsp;[[Belegungsunabhängige_Prozesse|Belegungsunabhängige_Prozesse]]'''</span></span>
<p><span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><i><b>Teilprozess: Umgang Personalunterlagen</b></i></span></span></p>


<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''''Teilprozess: Umgang Personalunterlagen'''''</span></span>
<p>&nbsp;</p>


&nbsp;
<table border="1" style="font-family:arial; font-size:small; border:1px solid #bfbfbf; padding:2px; vertical-align:top; border-collapse:collapse" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td><b>Aufgabe</b></td>
<td><b>​Beschreibung</b></td>
<td><b>​Dokument</b></td>
<td><b>​Input</b></td>
<td><b>Output​</b></td>
</tr>
<tr>
<td><b>Bewerbungsunterlagen</b></td>
<td>
<ul>
<li>Posteingang &gt; GL</li>
<li>bei Nichteinstellung - Kl&auml;rung durch GL, ob
<ul>
<li>Unterlagen vernichtet</li>
<li>Unterlagen zur&uuml;cksenden</li>
<li>Unterlagen aufbewahren (bis zu 6 Monate)
<ul>
<li>in ELO digitalisieren, Erinnerung nach 6 Monaten, gespeicherte und Originalunterlagen l&ouml;schen/vernichten</li>
<li>Original (wenn Bewerbung per Post) archivieren, nach 6 Monaten zur&uuml;cksenden</li>
</ul>
</li>
</ul>
</li>
<li>bei Einstellung verbleibt Bewrbung bei GL bis Abschluss Arbeitsvertrag, danach
<ul>
<li>Anlegen <b>Personalakte</b></li>
<li>wenn Bewerbung per Post - Original archivieren</li>
</ul>
</li>
</ul>
</td>
<td colspan="1" rowspan="9">
<p>Posteingang</p>


{| border="1" style="font-family:arial; font-size:small; border:1px solid #bfbfbf; padding:2px; vertical-align:top; border-collapse:collapse" width="100%"
<p>ELO</p>
|-
| '''Aufgabe'''
| '''​Beschreibung'''
| '''​Dokument'''
| '''​Input'''
| '''Output​'''
|-
| '''Bewerbungsunterlagen'''
|
*Posteingang > GL
*bei Nichteinstellung - Klärung durch GL, ob
**Unterlagen vernichtet
**Unterlagen zurücksenden
**Unterlagen aufbewahren (bis zu 6 Monate)
***in ELO digitalisieren, Erinnerung nach 6 Monaten, gespeicherte und Originalunterlagen löschen/vernichten
***Original (wenn Bewerbung per Post) archivieren, nach 6 Monaten zurücksenden   
*bei Einstellung verbleibt Bewrbung bei GL bis Abschluss Arbeitsvertrag, danach
**Anlegen '''Personalakte'''
**wenn Bewerbung per Post - Original archivieren 


| colspan="1" rowspan="9" |
<p>Personalakte</p>
Posteingang
</td>
<td>Bewebungunterlagen von Bewerber</td>
<td>Speichern und Archivieren unter Ber&uuml;cksichtigung des Bewerberstatus und DSGVO</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Personalbogen</b></td>
<td>
<ul>
<li>vom Mitarbeitenden ausgef&uuml;llt</li>
<li>versenden der ausgef&uuml;llten Unterlagen an das Lohnb&uuml;ro (Krause &amp; B&ouml;ttcher) vom Mitarbeiter Finanzen</li>
<li>Unterlagen in Elo digitalisieren</li>
<li>Original in Personalakte archivieren</li>
</ul>
</td>
<td>Vorlage zum Ausf&uuml;llen von Buchhaltung</td>
<td>&nbsp;</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Arbeitsvertrag</b></td>
<td>
<p>Arbeitsvertrag und alle erg&auml;nzenden Unterlagen</p>


ELO
<ul>
<li>in ELO digitalisieren</li>
<li>Originale in Personalakte archivieren</li>
</ul>
</td>
<td>durch Gesch&auml;ftsleitung erstellt</td>
<td>&nbsp;</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Zertifikate / Nachweise Weiterbildung / Zeugnisse</b></td>
<td>
<p>- Nachweise &uuml;ber alle Weiterbildungen, die im Rahmen der T&auml;tigkeit oder zur beruflichen Entwicklung besucht werden</p>


Personalakte
<p>- Zeugnisse</p>


| Bewebungunterlagen von Bewerber
<ul>
| Speichern und Archivieren unter Berücksichtigung des Bewerberstatus und DSGVO
<li>in ELO digitalisieren</li>
|-
<li>Originale in Personalakte archivieren</li>
| '''Personalbogen'''
</ul>
|
</td>
*vom Mitarbeitenden ausgefüllt
<td>Einreichung von Mitarbeitenden</td>
*<span style="color:#c0392b;">Anmeldung ...(Was? Wer?)</span>  
<td>&nbsp;</td>
*Unterlagen in Elo digitalisieren
</tr>
*Original in Personalakte archivieren
<tr>
<td><b>Arbeitsplatzbeschreibung</b></td>
<td>
<p>alle Arbeitsplatzbeschreibungen</p>


| Vorlage zum Ausfüllen von Buchhaltung
<ul>
| &nbsp;
<li>in ELO digitalisieren</li>
|-
<li>Originale in Personalakte archivieren</li>
| '''Arbeitsvertrag'''
</ul>
|
</td>
Arbeitsvertrag und alle ergänzenden Unterlagen
<td>durch Gesch&auml;ftsleitung erstellt</td>
<td>&nbsp;</td>
</tr>
<tr>
<td><b>F&uuml;hrungszeugnis</b></td>
<td>
<ul>
<li>Aktennotiz: F&uuml;hrungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte</li>
</ul>
</td>
<td>Einreichung durch Mitarbeitenden</td>
<td>&nbsp;</td>
</tr>
<tr>
<td>
<p><b>Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen:</b></p>


*in ELO digitalisieren  
<ul>
*Originale in Personalakte archivieren  
<li>Krankenkasse</li>
<li>Nachweis</li>
<li>Verm&ouml;genswirksame Leistungen<br />
&nbsp;</li>
<li>Kopien amtlicher Urkunden</li>
<li>Schwerbehindertenausweis<br />
&nbsp;</li>
<li>Fahrerlaubnis<br />
&nbsp;</li>
<li>Pf&auml;ndungs- und &Uuml;berweisungsbeschl&uuml;sse</li>
</ul>
</td>
<td>
<ul>
<li>in ELO digitalisieren</li>
<li>Original in Personalakte archivieren</li>
</ul>
</td>
<td>lt. Daten des Mitarbeitenden bzw. Krankenkasse</td>
<td>&nbsp;</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Abmahnungen</b></td>
<td>
<ul>
<li>in ELO digitalisieren</li>
<li>Originale in Personalakte archivieren</li>
</ul>
</td>
<td>durch Gesch&auml;ftsleitung erstellt</td>
<td>&nbsp;</td>
</tr>
<tr>
<td><b>K&uuml;ndigungsschreiben</b></td>
<td>
<ul>
<li>in ELO digitalisieren</li>
<li>Originale in Personalakte archivieren</li>
</ul>
</td>
<td>durch Mitarbeitenden oder Gesch&auml;ftsleitung&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Aufbewahrung Peronalunterlagen</b></td>
<td>
<p>nach Beendigung des Arbeitsverh&auml;ltnisses mindestens 3 volle Jahre Aufbewahrungsfrist</p>


| durch Geschäftsleitung erstellt
<p>danach vernichten bzw. Daten l&ouml;schen</p>
| &nbsp;
</td>
|-
<td colspan="1">
| '''Zertifikate / Nachweise Weiterbildung / Zeugnisse'''
<p>ELO</p>
|
- Nachweise über alle Weiterbildungen, die im Rahmen der Tätigkeit oder zur beruflichen Entwicklung besucht werden


- Zeugnisse
<p>Personalakte</p>
 
</td>
*in ELO digitalisieren
<td>durch Sachbearbeiter Personal</td>
*Originale in Personalakte archivieren
<td>Einhaltung der DSGVO</td>
 
</tr>
| Einreichung von Mitarbeitenden
</tbody>
| &nbsp;
</table>
|-
</div>
| '''Arbeitsplatzbeschreibung'''
</div>
|
</div>
alle Arbeitsplatzbeschreibungen
</div>
 
</div>
*in ELO digitalisieren
</div>
*Originale in Personalakte archivieren
</div>
 
</div>
| durch Geschäftsleitung erstellt
</div>
| &nbsp;
|-
| '''Führungszeugnis'''
|
*Aktennotiz: Führungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte
 
| Einreichung durch Mitarbeitenden
| &nbsp;
|-
|
'''Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen:'''
 
*Krankenkasse
*Nachweis
*Vermögenswirksame Leistungen<br/> &nbsp;
*Kopien amtlicher Urkunden
*Schwerbehindertenausweis<br/> &nbsp;
*Fahrerlaubnis<br/> &nbsp;
*Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
 
|
*in ELO digitalisieren
*Original in Personalakte archivieren
 
| lt. Daten des Mitarbeitenden bzw. Krankenkasse
| &nbsp;
|-
| '''Abmahnungen'''
|
*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
 
| durch Geschäftsleitung erstellt
| &nbsp;
|-
| '''Kündigungsschreiben'''
|
*in ELO digitalisieren
*Originale in Personalakte archivieren
 
| durch Mitarbeitenden oder Geschäftsleitung&nbsp;
| &nbsp;
|-
| '''Aufbewahrung Peronalunterlagen'''
|
nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mindestens 3 volle Jahre Aufbewahrungsfrist
 
danach vernichten bzw. Daten löschen
 
| colspan="1" |
ELO
 
Personalakte
 
| durch Sachbearbeiter Personal
| Einhaltung der DSGVO
|}

Version vom 11. Februar 2020, 11:19 Uhr

 

Bereich: <a href="Verwaltung">Verwaltung</a>

Prozess: <a href="Belegungsunabh%C3%A4ngige%20Prozesse">Belegungsunabhängige_Prozesse</a>

Teilprozess: Umgang Personalunterlagen

 

<tbody> </tbody>
Aufgabe ​Beschreibung ​Dokument ​Input Output​
Bewerbungsunterlagen
  • Posteingang > GL
  • bei Nichteinstellung - Klärung durch GL, ob
    • Unterlagen vernichtet
    • Unterlagen zurücksenden
    • Unterlagen aufbewahren (bis zu 6 Monate)
      • in ELO digitalisieren, Erinnerung nach 6 Monaten, gespeicherte und Originalunterlagen löschen/vernichten
      • Original (wenn Bewerbung per Post) archivieren, nach 6 Monaten zurücksenden
  • bei Einstellung verbleibt Bewrbung bei GL bis Abschluss Arbeitsvertrag, danach
    • Anlegen Personalakte
    • wenn Bewerbung per Post - Original archivieren

Posteingang

ELO

Personalakte

 Bewebungunterlagen von Bewerber Speichern und Archivieren unter Berücksichtigung des Bewerberstatus und DSGVO
Personalbogen
  • vom Mitarbeitenden ausgefüllt
  • versenden der ausgefüllten Unterlagen an das Lohnbüro (Krause & Böttcher) vom Mitarbeiter Finanzen
  • Unterlagen in Elo digitalisieren
  • Original in Personalakte archivieren
 Vorlage zum Ausfüllen von Buchhaltung  
Arbeitsvertrag

Arbeitsvertrag und alle ergänzenden Unterlagen

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Zertifikate / Nachweise Weiterbildung / Zeugnisse

- Nachweise über alle Weiterbildungen, die im Rahmen der Tätigkeit oder zur beruflichen Entwicklung besucht werden

- Zeugnisse

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 Einreichung von Mitarbeitenden  
Arbeitsplatzbeschreibung

alle Arbeitsplatzbeschreibungen

  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Führungszeugnis
  • Aktennotiz: Führungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte
 Einreichung durch Mitarbeitenden  

Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen:

  • Krankenkasse
  • Nachweis
  • Vermögenswirksame Leistungen
     
  • Kopien amtlicher Urkunden
  • Schwerbehindertenausweis
     
  • Fahrerlaubnis
     
  • Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
  • in ELO digitalisieren
  • Original in Personalakte archivieren
 lt. Daten des Mitarbeitenden bzw. Krankenkasse  
Abmahnungen
  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Geschäftsleitung erstellt  
Kündigungsschreiben
  • in ELO digitalisieren
  • Originale in Personalakte archivieren
 durch Mitarbeitenden oder Geschäftsleitung   
Aufbewahrung Peronalunterlagen

nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mindestens 3 volle Jahre Aufbewahrungsfrist

danach vernichten bzw. Daten löschen

ELO

Personalakte

 durch Sachbearbeiter Personal Einhaltung der DSGVO
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