Bearbeitung Kundenanfrage

Bereich: Bildung

Prozess: Belegungsabhängige Prozesse

Teilprozess: 4.1.1 Bearbeitung Kundenanfrage

Aufgabe	Beschreibung	Dokument	Input	Output	Informationsknoten	Reibungspotentiale
Bearbeitung Kundenanfrage mit Termin	Eintreffen der Kundenanfrage Prüfung durch Bildungsteam, ob Kundenwunsch im Leistungsbereich des JBZ enthalten ist (Übereinstimmung mit Format aus BiPro oder Katalo Kurzzeitmaßnahmen), ggf. Rücksprache mit TL Bildung oder GF Anlage der Kunden-Infos im Seminarmanager (SM) durch das Bildungsteam, inkl.: Termin, Ausweichtermin falls Wunschtermin nicht realisierbar, TN-Zahl, Kontaktdaten, Leistungsumfänge, ggf. Geschlecht Zuteilung der Maßnahmen-Ressourcen im SM durch das Bildungsteam Eingabe von Inhalt und Ablaufplan To Do im SM setzen an JP JP übernimmt die Kontrolle und Zuteilung der Betten JP erstellt und verschickt den Vertrag samt Ablaufplan (Vorlage erstellen) inkl. Bildmaterial unter Berücksichtigung des Reiserechts Erstellung einer Kalkulation, ggf. in Zusammenarbeit mit Controlling Nach Rücklauf des Vertrags wird das To Do im SM erstellt an das Bildungsteam zur Eintragung des Termins in die Einsatzliste Suche nach Dozent_innen (Telefon, Mail, Feedback über Einsatzliste) Vertragserstellung und –abschluss mit Dozent_innen über TL Bildung oder stellvertretende MA des Bildungsteams Vorbereitung von Seminarunterlagen (TN-Listen, Auswertungsbögen etc.) für Dozent_innen durch Bildungsteam Vorbereitung von Kurzinformation für Mittwochsrunde, Weitergabe der Information an TL Bildung                        > Ausnahmen Bildungsteam ist nicht verfügbar: JP oder Vertretung Belegung übernimmt die Kundenanfrage > Änderungen zur Veranstaltung wird an JP abgegeben, die Informationsweitergabe an das Bildungsteam erfolgt über die To Do Funktion im SM > Zeitfrist von Anfrage bis Vertrag: max. 5 Tage > Sonderregelung: BSJ behält Checkplan bei, der alle veranstaltungsrelevanten Infos enthält und an JP zur Eintragung und Prüfung im SM vorgelegt wird > Sonderregelung: INISEK I & Forscherwelt werden durch CF als normale Buchungsanfrage behandelt	Seminarmanager To Do Funktion im SM Kalkulationstabelle Vertrag Einsatzliste	Kundenanfrage	Angebot für Kunden entspr. Kundenwunsch	Absprache von Fehlzeiten innerhalb des Bildungsteams um Verfügbarkeit zu gewährleisten Bildungsbereich muss im SM vorhandene Ressourcen prüfen Dozent_innen müssen zeitnah auf Anfragen reagieren Bildungsbereich muss mit Dozenten Kapazitäten prüfen	Aufgabe Bildungsteam & Belegung:            - Prüfen der technischen Umsetzbarkeit (Eintragung im SM, "Unbekannte teilnehmer")                                                  - To Do Funktion testen Aufgabe Fi. Haufe:                                       - Erstellung der Schulklassen-Prozesse       - Prüfen ob Kundenanfrage auf Fi. Haufe anwendbar  Aufgabe Bildungsteam: Gibt es Argumente, dass Internationales Sonderregelungen erhält? Sascha Quäck, Claudia Krause, Aaron Backhaus - Moderation durch JJ