Bearbeitung Kundenanfrage: Unterschied zwischen den Versionen

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'''<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Bereich:&nbsp;[[​Bildung​|Bildung]]</span></span>'''
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<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">'''Teilprozess: 4.1.1&nbsp;Bearbeitung Kundenanfrage'''</span></span>
<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">'''Teilprozess: 4.1.1&nbsp;Bearbeitung Kundenanfrage'''</span></span>


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<span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:normal"><span style="height:14.4pt">'''Aufgabe'''</span></span></span>
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<span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:normal"><span style="height:14.4pt">'''Beschreibung'''</span></span></span>
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<span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:normal"><span style="height:14.4pt">'''Dokument'''</span></span></span>
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<span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:normal"><span style="height:14.4pt">'''Input'''</span></span></span>
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<span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:normal"><span style="height:14.4pt">'''Output'''</span></span></span>
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<span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:normal"><span style="height:14.4pt">'''Informationsknoten'''</span></span></span>
<span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:normal"><span style="height:14.4pt">'''Informationsknoten'''</span></span></span>


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<span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:normal"><span style="height:14.4pt">'''Reibungspotentiale'''</span></span></span>
<span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:normal"><span style="height:14.4pt">'''Reibungspotentiale'''</span></span></span>


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<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">'''<span style="line-height:107%">Bearbeitung Kundenanfrage mit Termin</span>'''</span></span>
<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">'''<span style="line-height:107%">Bearbeitung Kundenanfrage mit Termin</span>'''</span></span>


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| width="216" style="width: 162.3pt; border-top: none; border-left: none; border-bottom: 1pt solid windowtext; border-right: 1pt solid windowtext; text-align: left; vertical-align: top;" |  
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*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Eintreffen der Kundenanfrage</span></span></span>  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Eintreffen der Kundenanfrage</span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Prüfung durch Bildungsteam, ob Kundenwunsch im Leistungsbereich des JBZ enthalten ist (Übereinstimmung mit Format aus BiPro oder Katalo Kurzzeitmaßnahmen), ggf. Rücksprache mit TL Bildung oder GF</span></span></span>  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Prüfung durch Bildungsteam, ob Kundenwunsch im Leistungsbereich des JBZ enthalten ist (Übereinstimmung mit Format aus BiPro oder Katalo Kurzzeitmaßnahmen), ggf. Rücksprache mit TL Bildung oder GF</span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Anlage der Kunden-Infos im Seminarmanager (SM) durch das Bildungsteam, inkl.: Termin, Ausweichtermin falls Wunschtermin nicht realisierbar, TN-Zahl, Kontaktdaten, Leistungsumfänge, ggf. Geschlecht</span></span></span>  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Anlage der Kunden-Infos im Seminarmanager (SM) durch das Bildungsteam, inkl.: Termin, Ausweichtermin falls Wunschtermin nicht realisierbar, TN-Zahl, Kontaktdaten, Leistungsumfänge, ggf. Geschlecht</span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">Zuteilung der Maßnahmen-Ressourcen im SM durch das Bildungsteam</span></span></span>  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">Zuteilung der Maßnahmen-Ressourcen im SM durch das Bildungsteam</span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">Eingabe von Inhalt und Ablaufplan</span></span></span>  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">Eingabe von Inhalt und Ablaufplan</span></span>  
*To Do im SM setzen an JP  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">To Do im SM setzen an JP</span>
*JP übernimmt die Kontrolle und Zuteilung der Betten  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">JP übernimmt die Kontrolle und Zuteilung der Betten</span>
*JP erstellt und verschickt den Vertrag samt Ablaufplan <span style="color:#e74c3c;">(Vorlage erstellen)</span> inkl. Bildmaterial unter Berücksichtigung des Reiserechts  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">JP erstellt und verschickt den Vertrag samt Ablaufplan <span style="color:#e74c3c;">(Vorlage erstellen)</span> inkl. Bildmaterial unter Berücksichtigung des Reiserechts</span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Erstellung einer Kalkulation, ggf. in Zusammenarbeit mit Controlling</span></span></span>  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Erstellung einer Kalkulation, ggf. in Zusammenarbeit mit Controlling</span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Nach Rücklauf des Vertrags wird das To Do im SM erstellt an das Bildungsteam zur Eintragung des Termins in die Einsatzliste</span></span></span>  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Nach Rücklauf des Vertrags wird das To Do im SM erstellt an das Bildungsteam zur Eintragung des Termins in die Einsatzliste</span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Suche nach Dozent_innen (Telefon, Mail, Feedback über Einsatzliste)</span></span></span>  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Suche nach Dozent_innen (Telefon, Mail, Feedback über Einsatzliste)</span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Vertragserstellung und –abschluss mit Dozent_innen über TL Bildung oder stellvertretende MA des Bildungsteams</span></span></span>  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Vertragserstellung und –abschluss mit Dozent_innen über TL Bildung oder stellvertretende MA des Bildungsteams</span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Vorbereitung von Seminarunterlagen (TN-Listen, Auswertungsbögen etc.) für Dozent_innen durch Bildungsteam</span></span></span>  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Vorbereitung von Seminarunterlagen (TN-Listen, Auswertungsbögen etc.) für Dozent_innen durch Bildungsteam</span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Vorbereitung von Kurzinformation für Mittwochsrunde, Weitergabe der Information an TL Bildung</span></span></span> &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp;  
*<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:115%">Vorbereitung von Kurzinformation für Mittwochsrunde, Weitergabe der Information an TL Bildung</span> &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp;</span>


> Ausnahmen Bildungsteam ist nicht verfügbar: JP oder Vertretung Belegung übernimmt die Kundenanfrage
<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">> Ausnahmen Bildungsteam ist nicht verfügbar: JP oder Vertretung Belegung übernimmt die Kundenanfrage</span>


> Änderungen zur Veranstaltung wird an JP abgegeben, die Informationsweitergabe an das Bildungsteam erfolgt über die To Do Funktion im SM
<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">> Änderungen zur Veranstaltung wird an JP abgegeben, die Informationsweitergabe an das Bildungsteam erfolgt über die To Do Funktion im SM</span>


> Zeitfrist von Anfrage bis Vertrag: max. 5 Tage
<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">> Zeitfrist von Anfrage bis Vertrag: max. 5 Tage</span>


> Sonderregelung: BSJ behält Checkplan bei, der alle veranstaltungsrelevanten Infos enthält und an JP zur Eintragung und Prüfung im SM vorgelegt wird
<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">> Sonderregelung: BSJ behält Checkplan bei, der alle veranstaltungsrelevanten Infos enthält und an JP zur Eintragung und Prüfung im SM vorgelegt wird</span>


> Sonderregelung: INISEK I & Forscherwelt werden durch CF als normale Buchungsanfrage behandelt
<span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">> Sonderregelung: INISEK I & Forscherwelt werden durch CF als normale Buchungsanfrage behandelt</span>


| width="109" style="width: 81.85pt; border-top: none; border-left: none; border-bottom: 1pt solid windowtext; border-right: 1pt solid windowtext; text-align: left; vertical-align: top;" |  
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<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:normal">Seminarmanager</span></span></span>
<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:normal">Seminarmanager</span></span></span>


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<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">Einsatzliste</span></span></span>
<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">Einsatzliste</span></span></span>


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<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Kundenanfrage</span></span>
<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Kundenanfrage</span></span>


| width="123" style="width: 92.1pt; border-top: none; border-left: none; border-bottom: 1pt solid windowtext; border-right: 1pt solid windowtext; text-align: left; vertical-align: top;" |  
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<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Angebot für Kunden entspr. Kundenwunsch</span></span>
<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Angebot für Kunden entspr. Kundenwunsch</span></span>


| width="151" style="width: 4cm; border-top: none; border-left: none; border-bottom: 1pt solid windowtext; border-right: 1pt solid windowtext; text-align: left; vertical-align: top;" |  
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Absprache von Fehlzeiten innerhalb des Bildungsteams um Verfügbarkeit zu gewährleisten
Absprache von Fehlzeiten innerhalb des Bildungsteams um Verfügbarkeit zu gewährleisten


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| width="171" style="width: 127.95pt; border-top: none; border-left: none; border-bottom: 1pt solid windowtext; border-right: 1pt solid windowtext; text-align: left; vertical-align: top;" |  
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*<span style="color:#ff0000;"><span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">Aufgabe Bildungsteam & Belegung: &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp; - Prüfen der technischen Umsetzbarkeit (Eintragung im SM, "Unbekannte teilnehmer")</span></span></span></span> &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp; <span style="color:#e74c3c;">- To Do Funktion testen</span>  
*<span style="color:#ff0000;"><span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">Aufgabe Bildungsteam & Belegung: &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp; - Prüfen der technischen Umsetzbarkeit (Eintragung im SM, "Unbekannte teilnehmer")</span></span></span></span> &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp; <span style="color:#e74c3c;">- To Do Funktion testen</span>  
*<span style="color:#ff0000;"><span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">Aufgabe Fi. Haufe:</span></span></span></span> &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; <span style="color:#e74c3c;">- Erstellung der Schulklassen-Prozesse &nbsp; &nbsp; &nbsp; - Prüfen ob Kundenanfrage auf Fi. Haufe anwendbar<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">&nbsp;</span></span></span></span>  
*<span style="color:#ff0000;"><span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">Aufgabe Fi. Haufe:</span></span></span></span> &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; <span style="color:#e74c3c;">- Erstellung der Schulklassen-Prozesse &nbsp; &nbsp; &nbsp; - Prüfen ob Kundenanfrage auf Fi. Haufe anwendbar<span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><span style="line-height:107%">&nbsp;</span></span></span></span>  

Version vom 1. Oktober 2019, 16:40 Uhr

Bereich: Bildung

Prozess: Belegungsabhängige Prozesse

Teilprozess: 4.1.1 Bearbeitung Kundenanfrage

Aufgabe

Beschreibung

Dokument

Input

Output

Informationsknoten

Reibungspotentiale

Bearbeitung Kundenanfrage mit Termin

 

  • Eintreffen der Kundenanfrage
  • Prüfung durch Bildungsteam, ob Kundenwunsch im Leistungsbereich des JBZ enthalten ist (Übereinstimmung mit Format aus BiPro oder Katalo Kurzzeitmaßnahmen), ggf. Rücksprache mit TL Bildung oder GF
  • Anlage der Kunden-Infos im Seminarmanager (SM) durch das Bildungsteam, inkl.: Termin, Ausweichtermin falls Wunschtermin nicht realisierbar, TN-Zahl, Kontaktdaten, Leistungsumfänge, ggf. Geschlecht
  • Zuteilung der Maßnahmen-Ressourcen im SM durch das Bildungsteam
  • Eingabe von Inhalt und Ablaufplan
  • To Do im SM setzen an JP
  • JP übernimmt die Kontrolle und Zuteilung der Betten
  • JP erstellt und verschickt den Vertrag samt Ablaufplan (Vorlage erstellen) inkl. Bildmaterial unter Berücksichtigung des Reiserechts
  • Erstellung einer Kalkulation, ggf. in Zusammenarbeit mit Controlling
  • Nach Rücklauf des Vertrags wird das To Do im SM erstellt an das Bildungsteam zur Eintragung des Termins in die Einsatzliste
  • Suche nach Dozent_innen (Telefon, Mail, Feedback über Einsatzliste)
  • Vertragserstellung und –abschluss mit Dozent_innen über TL Bildung oder stellvertretende MA des Bildungsteams
  • Vorbereitung von Seminarunterlagen (TN-Listen, Auswertungsbögen etc.) für Dozent_innen durch Bildungsteam
  • Vorbereitung von Kurzinformation für Mittwochsrunde, Weitergabe der Information an TL Bildung                       

> Ausnahmen Bildungsteam ist nicht verfügbar: JP oder Vertretung Belegung übernimmt die Kundenanfrage

> Änderungen zur Veranstaltung wird an JP abgegeben, die Informationsweitergabe an das Bildungsteam erfolgt über die To Do Funktion im SM

> Zeitfrist von Anfrage bis Vertrag: max. 5 Tage

> Sonderregelung: BSJ behält Checkplan bei, der alle veranstaltungsrelevanten Infos enthält und an JP zur Eintragung und Prüfung im SM vorgelegt wird

> Sonderregelung: INISEK I & Forscherwelt werden durch CF als normale Buchungsanfrage behandelt

Seminarmanager

To Do Funktion im SM

Kalkulationstabelle

Vertrag

Einsatzliste

Kundenanfrage

Angebot für Kunden entspr. Kundenwunsch

Absprache von Fehlzeiten innerhalb des Bildungsteams um Verfügbarkeit zu gewährleisten

Bildungsbereich muss im SM vorhandene Ressourcen prüfen

Dozent_innen müssen zeitnah auf Anfragen reagieren

Bildungsbereich muss mit Dozenten Kapazitäten prüfen

 

  • Aufgabe Bildungsteam & Belegung:            - Prüfen der technischen Umsetzbarkeit (Eintragung im SM, "Unbekannte teilnehmer")                                                  - To Do Funktion testen
  • Aufgabe Fi. Haufe:                                       - Erstellung der Schulklassen-Prozesse       - Prüfen ob Kundenanfrage auf Fi. Haufe anwendbar 
  • Aufgabe Bildungsteam: Gibt es Argumente, dass Internationales Sonderregelungen erhält?

Sascha Quäck, Claudia Krause, Aaron Backhaus - Moderation durch JJ

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