​Kreditoren

Bereich: Finanzen

Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse

Teilprozess: 5.6.2 Rechnungen - vom Eingang bis zur Überweisung

 

​Aufgabe	Beschreibung​	​Dokument	​Input	Output​
​Rechnungen gehen ein	​Rechnungen gehen per E-Mail oder Post ein	​Rechnung	​Per E-Mail – ausdrucken Per Post – Brief öffnen​	​
​Buchung von Rechnungen	​Rechnungen werden ins Buchhaltungsprogramm eingebucht​	​Im Programm 10it in die Buchungsliste des laufenden Monats	​Programm 10it öffnen – Buchungsliste auswählen – Monat auswählen – Buchungsliste öffnet sich	​Lfd. Monat + lfd. Eingangsnummer (091920) und Buchungsnummer lt. Programm (17810) auf Rechnung vermerken
​Einscannen der Rechnungen ins ELO (Verwaltungs-programm)	​​Rechnungen werden ins ELO eingescannt	​	​Rechnungen einscannen	​Werden im Programm ELO automatisch abgelegt
​Weiterleitung der Rechnungen	​​Rechnungen werden an den jeweiligen Teamleiter weitergleitet -> ​Rechnungen durch Teamleiter sachlich richtig -> Rechnungen durch Geschäftsführung zur Zahlung frei geben​	​Eingescannte Rechnung	​Aus der Postbox – Workflow-Button annehmen und weiter zur Prüfung -> Workflow-Button weiter zur Zahlungsfreigabe anklicken -> Workflow-Button Zahlungsfreigabe​	​Weiterleitung an den Teamleiter -> Weiterleitung zur Geschäftsführung -> Weiterleitung zur Buchhaltung zur Überweisung​
​Zusammenstellung der Rechnungen für die Überweisung	​Rechnungen in der Buchhaltung im ELO-Programm unter Aufgaben zurück gekommen	​	​Alle Rechnungen die zur Zahlung frei gegeben wurden, werden zur Überweisung zusammengestellt	​Zusammenstellung der Rechnungen
​Sammelüberweisung von Rechnungen	​Rechnungen eines Kreditors werden zusammengefasst	​Sammel-überweisung	​alle einzelnen Rechnungs-summen werden auf einem Beleg zusammengefasst	​Beleg wird ausgedruckt und an die Rechnungen befestigt
​Einpflegen der Rechnungen in das Sparkassen-programm	​Einzel- und Sammelüberweisungen werden in das Sparkassenprogramm (StarMoney) eingepflegt	​Journal	​Sparkassenprogramm öffnen – Zahlungsverkehr - Sammelüberweisung – neue Sammelüberweisung anklicken – Konto auswählen – Rechnungen einpflegen (Bankverbindung, Betrag, Rechnungsnummer, Skonto, Absender)​	​
​Überprüfung der Überweisungen	​Mitarbeiter Buchhaltung + Geschäftsführung überprüfen die Richtigkeit der Überweisungen	​	​Überprüfung durch Vier-Augen-Prinzip	​Unterschrift für Richtigkeit von Beiden
​Zahlung der Überweisungen	​	​	​Per Online-Banking werden die Rechnungen   bezahlt	​Bankjournal – Belege werden im aktuellen Monat pro Tag inkl. Tagesauszug abgeheftet