​​Urlaubsantragswesen

Bereich: Verwaltung

Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse

Teilprozess: 2.6.1 Urlaubsantragswesen

Aufgabe	​Beschreibung	​Dokument	​Input	Output​	Informationsknoten	Reibungspotentiale
Vorplanung Jahresurlaub​​	​Vorplanung Jahresurlaub aller Mitarbeitenden  Verwaltung > Urlaubsnachweis > Mitarbeiter > Urlaubsnachweis mit Jahresplanung > Teamleiter > Urlaubsnachweis mit Kenntnisnahme/Abstimmung der Planung > Verwaltung​ > Systematische Erfassung	Urlaubsnachweis Urlaubsanspruch lt. Betriebsvereinbarung	​Urlaubstermine mit jeweiligem Teamleiter abgestimmt  an Mitarbeiter_in Verwaltung	​abgestimmter Jahresplan		Passenden Urlaubsschein erstellen Entwicklung von Planungsinstrumenten, um mittelfristig (für ein Halbjahr) besondere Belastungssituationen und Urlaubsplanung aufeinander abstimmen zu können BlackoutTermine festlegen Aufgabe: Marianne Richter (Verwaltung) - Prozess überarbeiten in Abstimmung mit Andrea Haase (Geschäftsleitung)
​Urlaubsantrag	​Urlaubsantrag für einzelnen Urlaub im Laufe des Jahres Verwaltung > Urlaubsnachweis mit Planung > Mitarbeiter > Urlaubsantrag im Urlaubsnachweis ausfüllen > Teamleiter > Genehmigung des Urlaubes im Urlaubsnachweis > Verwaltung > Prüfung Urlaubsberechtigung in systematischer Erfassung > Geschäftsleitung​​ > endgültige Genehmigung Urlaub im Urlaubsnachweis > Verwaltung > Information an Mitarbeitenden über Genehmigung, Systematische Erfassung > Information an Buchhaltung zur Erfassung Lohnbüro	​​Urlaubsnachweis​	​mindesten 4 Wochen im Voraus von ..., bis ..., Anzahl der Urlaubstage, Festlegung Vertretung, Befürwortung durch Teamleiter	​mit Unterschrift Geschäftsleitung Genehmigung des Urlaubs Information für Lohnbüro
​Änderungen, Stornierungen	Änderungen sind innerhalb der Jahresplanung möglich Stornierung Urlaub nur in Ausnahmefällen vor Urlaubsantritt und mit Zustimmung durch Mitarbeiter, Teamleitung und Geschäftsleitung möglich	​​Urlaubsnachweis​	​Vorgang für einzeln geplanten Urlaub wie "Vorplanung Jahresurlaub"	​
​Sonderurlaub	​	Betriebsvereinbarung Urlaubsnachweis	​Sonderurlaub lt. Betriebsvereinbarung, Beantragung wie "Urlaubsantrag"	​
​Systematische Erfassung der Urlaubstage	​Erfassung der Urlaubsplanung und Umsetzung	​Urlaubs- und Krankenkalender	​Urlaubsplanung und tatsächlich genommener Urlaub wird erfasst	​Kontrolle aller Vorgänge