Bereich: Bildung | Belegung-Rezeption
Prozess: Vor der Anreise
Teilprozess: Bearbeitung Kundenanfrage mit Bildungsinhalt
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Aufgabe
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Beschreibung
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Dokument
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Input
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Output
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Informationsknoten
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Bearbeitung Kundenanfrage mit/ohne Termin, mit/ohne Inhalt
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- Eintreffen der Kundenanfrage
- Belegung prüft Termin legt Veranstaltung im HM inkl. aller Kundendaten an
- Information von Belegung an Bildung per E-Mail
- Prüfung durch Bildungsteam, ob Kundenwunsch im Leistungsbereich Blossins enthalten ist (Übereinstimmung mit Format aus BiPro oder Katalog Kurzzeitmaßnahmen), ggf. Rücksprache mit TL Bildung oder GF
- Bildung kontaktiert Kunden (Beratungsgespräch) und bietet Programm inkl. Inhalt an
- Bildung erstellt Kalkulation (Speicherort H:\gemeinsame Dokumente\Bildung\Kalkulationen_NEU\20….) und Ablaufplan (Speicherort H:\gemeinsame Dokumente\Bildung\Inhaltliche Beschreibungen 20… mit Verknüpfung zu Beherbergungsverträge)
- Information an Belegung inkl. Bedarf Betten Dozent_innen, wichtige Ressourcen innerhalb von 5 Tagen
- Zuteilung der Ressourcen im HM durch Belegung (evt. Aktualisierung entsprechend der Stornofristen inkl. Ablaufplan)
- Belegung erstellt und verschickt Angebot samt Ablaufplan
- Eingabe in die Einsatzliste durch Belegung - gelb markieren
- nach Annahme des Angebots (innerhalb von 7 Tagen) versendet Belegung den Beherbergungsvertrag
- Suche nach Dozent_innen (Telefon, Mail, Feedback über Einsatzliste) durch Bildung - in Einsatzliste Schrift rot, wenn noch kein Dozent_in fest
- Vertragserstellung und –abschluss mit Dozent_innen über TL Bildung oder stellvertretende MA des Bildungsteams
Vor der Anreise
- Vorbereitung von Seminarunterlagen (TN-Listen, Infomaterial etc.) für Dozent_innen durch Bildungsteam
- Vorbereitung von Kurzinformation für Mittwochsrunde, Weitergabe der Information an TL Bildung
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HM
E-Mail
Kalkulation, Ablaufplan
E-Mail
HM
HM
Einsatzliste
HM
Honorarvertrag
Anreiseunterlagen
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Kundenanfrage
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Angebot für Kunden entspr. Kundenwunsch
Vertrag
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Kunde - Belegung - Bildung
Bildungsbereich muss mit Dozenten Kapazitäten prüfen
wenn Fristen nicht eingehalten werden können, Info an anderes Team
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| Anfrage für Kurzeitangebote
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- Belegung Wunschdatum an Bildung, Bildung prüft Verfügbarkeit
Bei kurzfristigen Anfragen Rücksprache Belegung Bildung, langfristig Eintragung in Einsatzliste durch Belegung. Ausnahme: wenn an einem Termin mehrere Einsätze bereits existieren à Rücksprache mit Bildung
- (bei kurzfristigen Angeboten nach Freigabe des Termins durch Bildung) Belegung nimmt Kurzzeitangebot als Leistung auf und schließt Vertragh mit Kunden
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Einsatzliste
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Anfrage Kurzzeitangebot
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Buchung Kurzzeitangebot
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Belegung - Kunde - Bildung - Dozent_innen
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