Anreisegespräch
Bereich: Belegung-Rezeption
Prozess: Anreise
Teilprozess: 3.2.2 Anreisegespräch
- Bei Problemen sind Grundlage die Vertragsbedingungen bzw. Betreuerdienst hinzuziehen
| Aufgabe | Beschreibung | Dokument | Input | Output | Informationsknoten | Reibungspotential |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anreisegespräch | Bei Eintreffen des Verantwortlichen einer Teilnehmergruppe findet das Anreisegespräch an der Rezeption statt. | MA Rezeption füllt entsprechend des Protokolls die erforderlichen Daten ein. | Telefonnummer Ansprechpartner der Gruppe IST-Teilnehmer-Zahl - wenn sich Zahl gegeüber Vertrag ändert: - Info an Küche, an Technik zwecks möglicher Aufbettungen, an Reinigung zwecks Bettwäsche in Hozhäusern Besonderheiten Unterschrift bei Vertragspartner / Betreuenden / Verantwortlichen |
Rezeption/Belegung -> Kunde |
Fi. Haufe, SQ - Moderation: CKT | |
| Ressourcenplan abstimmen | gebuchte Ressourcen und Nutzungszeiten mit Verantwortlichen einer Teilnehmergruppe abstimmen | HM > Belegung > Berichte > Ressourcenverteilung | | wenn Änderungen nötig sind, Technik informieren, mit Bearbeiter-Belegung oder Betreuerdienst absprechen, Notiz in Anreiseprotokoll unter Besonderheiten | ||
| Räume | Seminarräume, Sporträume gehören meistens zu einer Belegung. | Anreise- und Abreiseformular | Der jeweilige Schlüssel wird vom Verantwortlichen gegen Unterschrift ausgehändigt. | |||
| Gästemappe | auf BlossinApp hinweisen wenn Gast App nicht geladen hat oder möchte, Gästemappe an Gast übergeben |
App + Essenmarke, Zimmerlisten, Abnahmezettel (bei Jugendgruppen), WLAN-Code oder Gästemappe mit Gäste-ABC, Hausregeln, Brandschutzordnung, Lageplan, Essenmarke, Zimmerlisten, Abnahmezettel (bei Jugendgruppen), WLAN-Code (bei Jugendgruppen ausschließlich an Betreuenden) |
Überprüfung Essenszeiten Abstimmung Zeit Zimmerabnahme |
vollständige Gastinformationen aushändigen ggf. Korrekturen Essenszeiten an Küche melden ggf. Änderungen zur Zeit Zimmerabnahme an Hausdamen melden | ||
| Zimmer | alle Zimmerschlüssel werden ausgegeben - bei Jugendgruppen an Betrauende oder Teilnehmende (in Abstimmung mit Betreuenden - bei Erwachsenen direkt an Teilnehmende |
HM>Berichte>Anmeldeliste | Schlüsseausgabe ab 13.00 Uhr lt. Anmeldeliste, Ausfüllen der Anmeldeliste durch Gäste Anzahl ausgegebene Zimmerschlüssel durch Rezeption in Anmeldeliste eintragen |
durch Betreuende oder Teilnehmende ausgefüllte Anmeldeliste an Rezeption | ||
| Fragen | offen Fragen der Gäste beantworten angenehmen Aufenthalt wünschen |
| Grundlage sind Vertrag, Vertragsbedingungen, Dokumente Anreisemappe | Gäste können Zimmer beziehen | ||
| EXTRA Projekt- und Kursfahrten für Schulen + JBZ Ferienprogramme |
Anreisegespräch durch Team Haufe | | bei Anreise Team Haufe informieren | |