Bereich: Bildung
Prozess: Belegungsabhängige Prozesse
Teilprozess: 4.1.1 Bearbeitung Kundenanfrage
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Aufgabe
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Beschreibung
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Dokument
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Input
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Output
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Informationsknoten
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Reibungspotentiale
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Bearbeitung Kundenanfrage mit Termin
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- Eintreffen der Kundenanfrage
- Erhebung von Details zu Kundenwunsch (Termine, TN-Zahlen, Inhalte und Leistungsumfänge)
- Prüfung durch Bildungsteam, ob Kundenwunsch im Leistungsbereich des JBZ enthalten ist (Übereinstimmung mit Format aus BiPro oder Katalo Kurzzeitmaßnahmen), ggf. Rücksprache mit TL Bildung oder GF
- Prüfung, ob benötigte Ressourcen hinsichtlich Übernachtung/Verpflegung/Räumlichkeiten für durch Kund_innen gewünschtenTermin zur Verfügung stehen, Rücksprache mit belegung
- Rücksprache mit Kund_innen zu Details der möglichen Umsetzung des Kund_innenwunsches, Verständigung zu Preisdimensionen (TN-Preis und Maßnahmepreis)
- Erstellung einer Kalkulation (außer bei Kurzzeitmaßnahmen) und eines Angebots, Übermittlung des Angebots an Belegung, Versand an Kund_innen durch Belegung
- Nach Angebotsbestätigung durch Kund_innen Eintragung des Termins in Einsatzliste
- Suche nach Dozent_innen (Telefon, mail, Feed Back über Einsatzliste)
- Vertragserstellung und –abschluss mit Dozent_innen über TL Bildung oder stellvertretende MA des Bildungsteams
- Vorbereitung von Seminarunterlagen (TN-Listen, Auswertungsbögen etc.) für Dozent_innen durch Bildungsteam
- Vorbereitung von Kurzinformation für Mittwochsrunde, Weitergabe der Information an TL Bildung
- Rücksprache mit Rezeption/Team Technik/Küche zu Details der Belegung
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Checkliste Kundenanfrage
Kalkulationstabelle
Angebot
Checkplan
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Kundenanfrage
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Angebot für Kunden entspr Kundenwunsch
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Bildungsbereich muss mit Belegung vorhandene Ressourcen prüfen
Bildungsbereich muss mit Dozenten Kapazitäten prüfen
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- Aktualität der Daten muss gesichert sein
- Ressourcen müssen Anfrage weitestgehend entsprechen, damit passendes Angebot erstellt werden kann
- Dozent_innen müssen zeitnah auf Anfragen reagieren
- Rezeption muss aktuellen Überblick über Ressourcen haben
- Wann VA in HM/SM?
- Zeitrahmen
- Kundenvertrag
- Mehrfacharbeit bei Informationserfassung-, Verarbeitung im HM/SM; Vorgaben vereinfachen (Beisp. Forscherwelt, INISEK)
Schnittstelle - externe Moderation
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