Bearbeitung Kundenanfrage bis zur Buchung
Bereich: Belegung-Rezeption
Prozess: Vor der Anreise
Teilprozess: Bearbeitung Kundenanfrage
- Allgemeine Anfrage
- Anlegen von frei ausgeschrieben Bildungsveranstaltungen mit festem Termin
Allgemeine Anfrage
| Aufgabe | Beschreibung | Dokument | Input | Output |
| Anfrage durch Gast | a) Per Telefon: Wenn Anruf an der Rezeption, dann an Belegung weiterleiten oder Daten (Input) aufnehmen und per E-Mail an Belegung weiterleiten b) Per E-Mail: c) Per Anfrage- oder Kontaktformular |
Regeln zur Bearbeitung von Belegungen Regeln Belegungsklausur Kontingentregelung |
| Reisetermin, Personenzahl, Grund des Aufenthalts (Belegungsart), Kontaktdaten |
| Prüfung der Kapazitäten | a) Wenn Termin durch andere Gruppen belegt,
dann Überprüfung der anderen Belegungen, die auf „A“ oder „R“ stehen, Rücksprache mit anderen Belegern, b) Wenn Termin nicht möglich,
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HM – Ressourcenplan | | Fester Termin Und/oder neuer Kunde |
| Kundendaten | Überprüfen, Aktualisieren, bei Neukunden Eintragen | Hausmanager -> Kunde (bei Neukunden) -> unter Plus, neu anlegen | Adressdaten, E-Mailadresse, Telefonnummer, Kategorie, Ansprechpartner | Aktueller Kundenstamm im Hausmanager |
| Belegung anlegen | Eintragung in den Hausmanager | Hausmanager -> Kunde -> Anlegen einer neuen Belegung -> Maske ausfüllen mit Datum, An- und Abreisezeit, Belegungsart, Belegungsthema, TN-Zahl/Betreuer, Ressourcen | HM ->Leistungsliste füllen | Vollständige Leistungsliste |
| Gast möchte Angebot, noch keinen Vertrag |
Angebot versenden: Wiedervorlage setzen: |
Beherbergungsangebot;
„Regeln der Belegungsplanung im Rahmen der Belegungsklausur“ berücksichtigen |
Angebot auf Grundlage der Leistungsliste Anfrage durch Kunden: |
Beherbergungsangebot Wenn a), Wenn b), |
| Angebot bestätigt oder Gast möchte direkt Vertrag | Erstellung des Vertrages | HM > Kunde > Belegung > Leistungsliste „W“ Dokumentenmanager > Beherbergungsvertrag - auf „R“ stellen und Häckchen bei Belegungsvertrag setzen - Wiedervorlage setzen |
Regeln zur Bearbeitung von Belegungen berücksichtigen
> Privatgäste - Vertrag versenden |
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Anlegen von frei ausgeschrieben Bildungsveranstaltungen mit festem Termin
| Aufgabe | Beschreibung | Dokument | Input | Output | Informationsknoten | Reibungspotentiale |
| Anfrage über Checkplan | zuständiger Mitarbeitender aus Bildungsteam sendet Checkplan an Verantwortliche für Seminarbuchung | Checkplan | vollständiger ausgefüllter Checkplan | | Kunde -> erste Kontaktperson -> Belegung -> [Bildung – inhaltliche Klärung mit Kunden] -> [Belegung] -> Kunde |
Schnittstelle - externe Moderation |
| Prüfen und Seminar anlegen | prüfen, ob Termin frei und Ressourcen verfügbar und als Belegung und Seminar anlegen | HM > Belegung neu >...(Daten eingeben) > Seminar anlegen | Belegung im HM anlegen: Kundendaten, Termin, Titel, Ressourcen, Betten blocken aus der Belegung das Seminar anlegen und im SM vervollständigen: Seminarnummer, Kategorie, zuständ. MA, TN-Zahlen, Beschreibung, Finanzen, Texte |
zuständigem Mitarbeitenden Team Bildung Seminarinformationen zur Kontrolle zusenden Kalkulation | ||
| Wiedervorlagen setzen | Abheften Checkplan, Ressourcenplan, Wiedervorlage setzen | Checkplan Ressourcenplan HM > Belegung > Wiedervorlage |
Wiedervorlage, ob Termin stattfindet - 4 Wochen vor Seminarbeginn, Information vom zuständigen Mitarbeitenden einholen | Seminar findet statt: Ressourcen, Betten, Zeiten abgleichen, aktualisieren / findet nicht statt:Seminar stornieren |