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Bearbeitung Kundenanfrage mit Termin
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- Eintreffen der Kundenanfrage
- Prüfung durch Bildungsteam, ob Kundenwunsch im Leistungsbereich Blossins enthalten ist (Übereinstimmung mit Format aus BiPro oder Katalog Kurzzeitmaßnahmen), ggf. Rücksprache mit TL Bildung oder GF
- Anlage der Kunden-Infos im Seminarmanager (SM) durch das Bildungsteam, inkl.: Termin, Ausweichtermin falls Wunschtermin nicht realisierbar, TN-Zahl, Kontaktdaten, Leistungsumfänge, ggf. Geschlecht
- Zuteilung der Maßnahmen-Ressourcen im SM durch das Bildungsteam
- Eingabe von Inhalt und Ablaufplan
- To Do im SM setzen an JP
- JP übernimmt die Kontrolle und Zuteilung der Betten
- JP erstellt und verschickt den Vertrag samt Ablaufplan (Vorlage erstellen) inkl. Bildmaterial unter Berücksichtigung des Reiserechts
- Erstellung einer Kalkulation, ggf. in Zusammenarbeit mit Controlling durch Bildung
- Nach Rücklauf des Vertrags wird das To Do im SM erstellt an das Bildungsteam zur Eintragung des Termins in die Einsatzliste
- Suche nach Dozent_innen (Telefon, Mail, Feedback über Einsatzliste) durch Bildung
- Vertragserstellung und –abschluss mit Dozent_innen über TL Bildung oder stellvertretende MA des Bildungsteams
- Vorbereitung von Seminarunterlagen (TN-Listen, Auswertungsbögen etc.) für Dozent_innen durch Bildungsteam
- Vorbereitung von Kurzinformation für Mittwochsrunde, Weitergabe der Information an TL Bildung
> Ausnahmen Bildungsteam ist nicht verfügbar: JP oder Vertretung Belegung übernimmt die Kundenanfrage
> Änderungen zur Veranstaltung werden an JP abgegeben, die Informationsweitergabe an das Bildungsteam erfolgt über die To Do Funktion im SM
> Zeitfrist von Anfrage bis Vertrag: max. 5 Tage
> Sonderregelung: BSJ behält Checkplan bei, der alle veranstaltungsrelevanten Infos enthält und an JP zur Eintragung und Prüfung im SM vorgelegt wird
> Sonderregelung: INISEK I und Forscherwelt werden durch CF als normale Buchungsanfrage behandelt
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Seminarmanager
To Do Funktion im SM
Kalkulationstabelle
Vertrag
Einsatzliste
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Kundenanfrage
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Angebot für Kunden entspr. Kundenwunsch
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Absprache von Fehlzeiten innerhalb des Bildungsteams um Verfügbarkeit zu gewährleisten
Bildungsbereich muss im SM vorhandene Ressourcen prüfen
Dozent_innen müssen zeitnah auf Anfragen reagieren
Bildungsbereich muss mit Dozenten Kapazitäten prüfen
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Aufgabe Bildungsteam & Belegung: - Prüfen der technischen Umsetzbarkeit (Eintragung im SM, "Unbekannte teilnehmer") - To Do Funktion testen- Aufgabe Fi. Haufe: - Erstellung der Schulklassen-Prozesse - Prüfen ob Kundenanfrage auf Fi. Haufe anwendbar
- Aufgabe Bildungsteam: Gibt es Argumente, dass Internationales Sonderregelungen erhält?
Sascha Quäck, Claudia Krause, Aaron Backhaus - Moderation durch JJ
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