Anreisegespräch
Bereich: Belegung-Rezeption | Bildung
Prozess: Anreise
Teilprozess: 3.2.2 Anreisegespräch
- Bei Problemen sind Grundlage die Vertragsbedingungen bzw. Betreuerdienst hinzuziehen
| Aufgabe | Beschreibung | Dokument | Input | Output | Informationsknoten | Reibungspotential |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anreisegespräch | Bei Eintreffen des Verantwortlichen einer Teilnehmergruppe findet das Anreisegespräch an der Rezeption statt.Bei internationalen Maßnahmen: Anreisegespräch findet die Anreisegespräche im internationalen Büro.AL | MA Rezeption füllt entsprechend des Protokolls die erforderlichen Daten ein. | Telefonnummer Ansprechpartner der Gruppe IST-Teilnehmer-Zahl - wenn sich Zahl gegeüber Vertrag ändert: - Info an Küche, an Technik zwecks möglicher Aufbettungen, an Reinigung zwecks Bettwäsche in Hozhäusern Besonderheiten Unterschrift bei Vertragspartner / Betreuenden / Verantwortlichen |
Rezeption/Belegung -> Kunde |
Bei internationalen Maßnahmen: Anreisegespräch findet die Anreisegespräche im internationalen Büro. Fi. Haufe, Sascha Quäck, Rezeption - Moderation: CKT | |
| Ressourcenplan abstimmen | gebuchte Ressourcen und Nutzungszeiten mit Verantwortlichen einer Teilnehmergruppe abstimmen | HM > Belegung > Berichte > Ressourcenverteilung | | wenn Änderungen nötig sind, Technik informieren, mit Bearbeiter-Belegung oder Betreuerdienst absprechen, Notiz in Anreiseprotokoll unter Besonderheiten | ||
| Räume | Seminarräume, Sporträume gehören meistens zu einer Belegung. | Anreise- und Abreiseformular | Der jeweilige Schlüssel wird vom Verantwortlichen gegen Unterschrift ausgehändigt. | |||
| Gästemappe | auf BlossinApp hinweisen wenn Gast App nicht geladen hat oder möchte, Gästemappe an Gast übergeben |
App + Essenmarke, Zimmerlisten, Abnahmezettel (bei Jugendgruppen), WLAN-Code oder Gästemappe mit Gäste-ABC, Hausregeln (MEHRSPRACHIG), Brandschutzordnung, Lageplan, Essenmarke, Zimmerlisten, Abnahmezettel (bei Jugendgruppen), WLAN-Code (bei Jugendgruppen ausschließlich an Betreuenden) |
Überprüfung Essenszeiten Abstimmung Zeit Zimmerabnahme |
vollständige Gastinformationen aushändigen ggf. Korrekturen Essenszeiten an Küche melden ggf. Änderungen zur Zeit Zimmerabnahme an Hausdamen melden | ||
| Zimmer | alle Zimmerschlüssel werden ausgegeben - bei Jugendgruppen an Betreuende oder Teilnehmende (in Abstimmung mit Betreuenden - bei Erwachsenen direkt an Teilnehmende |
HM>Berichte>Anmeldeliste | Schlüsseausgabe ab 13.00 Uhr lt. Anmeldeliste, Ausfüllen der Anmeldeliste durch Gäste Anzahl ausgegebene Zimmerschlüssel durch Rezeption in Anmeldeliste eintragen |
durch Betreuende oder Teilnehmende ausgefüllte Anmeldeliste an Rezeption | ||
| Fragen | offen Fragen der Gäste beantworten angenehmen Aufenthalt wünschen |
| Grundlage sind Vertrag, Vertragsbedingungen, Dokumente Anreisemappe | Gäste können Zimmer beziehen | ||
| EXTRA Projekt- und Kursfahrten für Schulen + JBZ Ferienprogramme |
Anreisegespräch durch Team Haufe | | bei Anreise Team Haufe informieren | |
3.2.3 Anreisegespräch bei Einzelpersonen für Seminar oder Erwachsenenveranstaltung (Chöre etc.)
| Aufgabe | Beschreibung | Dokument | Input | Output | Informationsknoten |
|---|---|---|---|---|---|
| Anreisegespräch + Zimmerübergabe mit den Einzelpersonen einer Gruppe | Begrüßung und Eintragung in die Zimmerliste + Zimmerschlüsselübergabe | HM>Berichte>Anmeldeliste | Schlüsseausgabe ab 13.00 Uhr lt. Anmeldeliste, Ausfüllen der Anmeldeliste durch Gäste | durch Betreuende oder Teilnehmende ausgefüllte Anmeldeliste an Rezeption | Rezeption/Belegung -> Kunde |
| Informationen an den Gast | Welche Informationen bekommt der Gast? | Blossin-App, Hausregeln, Treffpunkt der Gruppe | Dem Gast erklären wo sich das Zimmer befindet, wo und zu welcher Uhrzeit der Treffpunkt der Gruppe ist und die Essenszeiten mitteilen, Zimmer verlassen (09.00 Uhr), Bettwäsche bei Abreise abziehen und zum Sammelpunkt außer EZ. Gast auf Nichtrauchergelände hinweisen, ausgewiesene Raucherplätze, auf Auslage Hausregeln in den Zimmer hinweisen. Gast auf die Blossin-App hinweisen | Gäste beziehen Zimmer |