Bereich: Bildung | Belegung-Rezeption
Prozess: Vor der Anreise
Teilprozess: Bearbeitung Kundenanfrage mit Bildungsinhalt
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Aufgabe
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Beschreibung
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Dokument
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Input
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Output
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Informationsknoten
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Reibungspotentiale
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Bearbeitung Kundenanfrage mit/ohne Termin, mit/ohne Inhalt
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- Eintreffen der Kundenanfrage
- Belegung prüft Termin legt Veranstaltung im HM inkl. aller Kundendaten an
- Information von Belegung an Bildung per E-Mail
- Prüfung durch Bildungsteam, ob Kundenwunsch im Leistungsbereich Blossins enthalten ist (Übereinstimmung mit Format aus BiPro oder Katalog Kurzzeitmaßnahmen), ggf. Rücksprache mit TL Bildung oder GF
- Bildung kontaktiert Kunden (Beratungsgespräch) und bietet Programm inkl. Inhalt und TN-Preis an
- Bildung erstellt Kalkulation (Speicherort H: und Ablaufplan (Speicherort und informiert Belegung nach
- Zuteilung der Ressourcen im HM durch Belegung (evt. Aktualisierung entsprechend der Stornofristen)
- Belegung erstellt und verschickt Angebot samt Ablaufplan
- Erstellung einer Kalkulation, ggf. in Zusammenarbeit mit Controlling durch Bildung
- Nach Rücklauf des Vertrags wird das To Do im SM erstellt an das Bildungsteam zur Eintragung des Termins in die Einsatzliste
- Suche nach Dozent_innen (Telefon, Mail, Feedback über Einsatzliste) durch Bildung
- Vertragserstellung und –abschluss mit Dozent_innen über TL Bildung oder stellvertretende MA des Bildungsteams
- Vorbereitung von Seminarunterlagen (TN-Listen, Auswertungsbögen etc.) für Dozent_innen durch Bildungsteam
- Vorbereitung von Kurzinformation für Mittwochsrunde, Weitergabe der Information an TL Bildung
> Ausnahmen Bildungsteam ist nicht verfügbar: JW oder Vertretung Belegung übernimmt die Kundenanfrage
> Änderungen zur Veranstaltung werden an JW abgegeben, die Informationsweitergabe an das Bildungsteam erfolgt über die To Do Funktion im SM
> Zeitfrist von Anfrage bis Vertrag: max. 5 Tage
> Sonderregelung: BSJ behält Checkplan bei, der alle veranstaltungsrelevanten Infos enthält und an JW zur Eintragung und Prüfung im SM vorgelegt wird
> Sonderregelung: INISEK I und Forscherwelt werden durch CF als normale Buchungsanfrage behandelt
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HM
E-Mail
E-Mail
HM
HM
Kalkulationstabelle
Vertrag
Einsatzliste
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Kundenanfrage
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Angebot für Kunden entspr. Kundenwunsch
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Absprache von Fehlzeiten innerhalb des Bildungsteams um Verfügbarkeit zu gewährleisten
Bildungsbereich muss im SM vorhandene Ressourcen prüfen
Dozent_innen müssen zeitnah auf Anfragen reagieren
Bildungsbereich muss mit Dozenten Kapazitäten prüfen
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