Umgang Personalunterlagen

 

Bereich: Verwaltung

Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse

Teilprozess: Umgang Personalunterlagen

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Aufgabe	​Beschreibung	​Dokument	​Input	Output​
Bewerbungsunterlagen	Posteingang > GL bei Nichteinstellung - Klärung durch GL, ob Unterlagen vernichtet Unterlagen zurücksenden Unterlagen aufbewahren (bis zu 6 Monate) in ELO digitalisieren, Erinnerung nach 6 Monaten, gespeicherte und Originalunterlagen löschen/vernichten Original (wenn Bewerbung per Post) archivieren, nach 6 Monaten zurücksenden bei Einstellung verbleibt Bewrbung bei GL bis Abschluss Arbeitsvertrag, danach Anlegen Personalakte wenn Bewerbung per Post - Original archivieren	Posteingang ELO Personalakte	Bewebungunterlagen von Bewerber	Speichern und Archivieren unter Berücksichtigung des Bewerberstatus und DSGVO
Personalbogen	vom Mitarbeitenden ausgefüllt versenden der ausgefüllten Unterlagen an das Lohnbüro (Krause & Böttcher) vom Mitarbeiter Finanzen Unterlagen in Elo digitalisieren Original in Personalakte archivieren		Vorlage zum Ausfüllen von Buchhaltung
Arbeitsvertrag	Arbeitsvertrag und alle ergänzenden Unterlagen in ELO digitalisieren Originale in Personalakte archivieren		durch Geschäftsleitung erstellt
Zertifikate / Nachweise Weiterbildung / Zeugnisse	- Nachweise über alle Weiterbildungen, die im Rahmen der Tätigkeit oder zur beruflichen Entwicklung besucht werden - Zeugnisse in ELO digitalisieren Originale in Personalakte archivieren		Einreichung von Mitarbeitenden
Arbeitsplatzbeschreibung	alle Arbeitsplatzbeschreibungen in ELO digitalisieren Originale in Personalakte archivieren		durch Geschäftsleitung erstellt
Führungszeugnis	Aktennotiz: Führungszeugnis eingesehen am ... in Personalakte		Einreichung durch Mitarbeitenden
Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen: Krankenkasse Nachweis Vermögenswirksame Leistungen   Kopien amtlicher Urkunden Schwerbehindertenausweis   Fahrerlaubnis   Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse	in ELO digitalisieren Original in Personalakte archivieren		lt. Daten des Mitarbeitenden bzw. Krankenkasse
Abmahnungen	in ELO digitalisieren Originale in Personalakte archivieren		durch Geschäftsleitung erstellt
Kündigungsschreiben	in ELO digitalisieren Originale in Personalakte archivieren		durch Mitarbeitenden oder Geschäftsleitung
Aufbewahrung Peronalunterlagen	nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mindestens 3 volle Jahre Aufbewahrungsfrist danach vernichten bzw. Daten löschen	ELO Personalakte	durch Sachbearbeiter Personal	Einhaltung der DSGVO