Umgang mit Kontingenten
Regelungen zum Umgang mit Kontingenten im Jugendbildungszentrum Blossin
Zielstellung:
Kontingente sollen helfen, unsere Auslastungszeiträume besser zu verteilen.
Zeiten der geringeren Auslastung sollen besser gefüllt werden, Zeiten mit höherem Bedarf als die Kapazitäten hergeben, sollen rechtzeitig verteilt werden
Die eigenen Maßnahmen können am besten gesteuert werden, deshalb werden Kontingente ausschließlich für eigene Maßnahmen vergeben.
Grundsatzregelungen:
Kontingente werden jährlich im Rahmen einer Zusammenkunft aller beteiligten Mitarbeitenden für das folgende Kalenderjahr vergeben. T: 31.01. des Jahres. Die Festlegungen sind zu protokollieren und jedem Mitarbeitenden zugängig zu machen.
- Kontingente werden nur für folgende Unterkunftsarten festgelegt:
- Gästehaus
- Jugenddorf (ohne Zeltplatz)
- Sprachschule GLS für den Ferienzeitraum
- Maßnahmen für Azubi Anfang bis Mitte September
- INISEK
Kontingentegelten nur für einen festgelegten Zeitraum, darüber hinaus haben sie keinen Bestand.
Sie gelten immer nur bis zur jeweiligen Belegungsklausur – ausgenommen sind die Kontingente JBZ Jugendbildung. Diese sind bis 6 Wochen vor Termin gültig.
Belegungsklausuren finden 2 x jährlich statt:
- Anfang März für den Zeitraum Schuljahresbeginn im laufenden Kalenderjahr bis Schließzeitbeginn (für Maßnahmen von INISEK ist eine Abstimmung mit der Geschäftsführung vor der Belegungsklausur notwendig)
- Anfang September für den Zeitraum Schließzeitende des kommenden Kalenderjahres – Ende der Sommerferien in Berlin/Brandenburg
Davor gelagert sind die Phasen des Umgangs mit Kontingenten für folgende Zeiträume:
- Schließzeitende des kommenden Kalenderjahres – Ende der Sommerferien in Berlin/Brandenburg
- Schuljahresbeginn im kommenden Kalenderjahr bis Schließzeitbeginn
Daraus entsteht folgender Zeitstrahl:
30. November für übernächstes Jahr Festlegung der Kontingente für das gesamte übernächste Kalenderjahr
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01.02. des Vorjahres Beginn der Kontingentphase, innerhalb der Kontingente dürfen Zusagen gemacht und Verträge geschrieben werden
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20.08. des Vorjahres Ende der Kontingentphase für den Zeitraum Januar bis Ende Sommerferien mit Belegungsklausur
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15.02. des Nachfolgejahres Ende der Kontingentphase für den Zeitraum Schuljahresbeginn im laufenden Kalenderjahr bis Schließzeitbeginn mit Belegungsklausur
Regeln im Umgang mit zugewiesenen Kontingenten
- Jeder Mitarbeitende ist für das Füllen seiner Kontingente selbst verantwortlich. Er kann während der Kontingentphase eigenständig darüber verfügen.
- Jeder Mitarbeitende ist berechtigt, seine Kontingente zu tauschen.
- Eigenständige Veränderungen der Kontingenthöhen und –zeiträume sind nicht zulässig.
- Die Geschäftsleitung ist ermächtigt, für besonders wichtige Veranstaltungen nach Rücksprache mit den zuständigen Mitarbeitenden die Festlegungen zu den Kontingenten außer Kraft zu setzen.
- Kontingente werden nach der Kontingente-Sitzung in die betreffenden Wochen im Hausmanager durch Team Belegung eingetragen, sodass jeder diese im Überblick hat.
- Kontingente werden unter den jeweiligen Kundennummern eingetragen und mit der richtigen Belegungsart und einem allgemeinen Thema (fortlaufende Nr.:)hinterlegt:
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INISEK |
KD-Nr.: 1650 |
INISEK-Kontingent |
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Schulklassen |
KD-Nr.: 4158 |
Schulklassen-Kontingent |
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JBZ-Internationales |
KD-Nr.: 1650 |
JBZ-Internationales Kontingent |
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JBZ-Bildung |
KD-Nr.: 1650 |
JBZ-Jugendbildung-Kontingent |
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FSJ/BFD BSJ |
KD-Nr.: 927 |
BSJ-Kontingent |
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FSJ/BFD DRK |
KD-Nr.: 1677 |
DRK-Kontingent |
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FSJ/BFD andere VA |
KD-Nr.: 1728 |
FSJ/BFD-andere Kontingent |
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GLS |
KD-Nr.: 5493 |
GLS-Kontingent |
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Azubi-Seminare |
KD-Nr.: 1728 |
Azubi-Kontingent |
- Sobald ein Kontingent genutzt wird, wird dieses der eigentlichen Belegung bzw. dem eigentlichen Kunden zugeordnet
Kontrolle
Der Teamleitung Belegung/Rezeption ist beauftragt, die Einhaltung der Kontingente zu kontrollieren.
Gegenseitige Abstimmungen der Kontingentbeauftragten sind im HM unter der jeweiligen Maßnahme zu dokumentieren.