2.6.3 Postbearbeitung

Bereich: Verwaltung

 

Prozess: 6. Belegungsunabhängige Prozesse

 

Teilprozess: 6.3 Postbearbeitung

​Aufgabe	​Beschreibung	​Dokument	​Input	​​Output
​Postausgang	​alle Postsendungen werden für den Versand vorbereitet	elektronisches ​Postbuch, auf Rechner Verwaltung	- ​Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt - nach Bedarf (alle 1-3 Werktage): ​- Eintragen ins elektronische Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum - Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät	​ - Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer - frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen
​Posteingang	​die gesamten eingehenden Postsendungen* und Faxe werden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet	elektronisches​ ​​​Postbuch, auf Rechner Verwaltung​​	​- Abholung der Post an der Rezeption - öffnen - alles außer Rechnungen in elektronisches Postbuch mit Absender, Inhalt, Datum eintragen (* persönliche Post wird nicht geöffnet; Werbung und Magazine werden nicht erfasst) - Posteingangsstempel auf Post, Posteingangsnummer ausfüllen - Eingangspost in Postmappe einsortieren > Geschäftleitung vorlegen - Geschäftsleitung trägt Bearbeiter im Posteingangsstempel ein + Unterschrift	​ - Rechnungen an Finanzen zur Bearbeitung der Kreditoren - Verwaltung verteilt Post an Bearbeiter und dokumentiert Weiterleitung der Post im elektronischen Postbuch