Planung für Aufenthalt

Bereich: Belegung-Rezeption

Prozess: Vor der Anreise

Teilprozess: 3.1.3  Planung für den Aufenthalt

​​Aufgabe	Beschreibung​	Dokument​	​Input	Output​	Informationsknoten	Reibungspotential
Absprachen mit Gast​ (Gruppenfahrten außerhalb des Bildungsprogramms)	Checkplan versenden​,  ​Kurz vor Ablauf der Stornofrist Details beim Bucher abfragen: ​​​​​TN-Zahl aktualisieren Ablaufplan klären, erstellen (Mahlzeiten, Nutzung von Ressourcen und Technik, Pausenverpflegung, Pausenaktivitäten, Abendprogramm, Bildungsangeboten) Anreise klären, Hinweise Zahlungsart mit Gast klären	​HM -> Kunde -> Belegung -> „W“ Dokumentenmanager -> E-Mailversand -> Checkplan versenden Wiedervorlage setzen​	​Checkplan	​E-Mail an Gast; Erinnerung über Wiedervorlage	Checkplan:  HM -> Kunde -> Belegung -> „W“ Dokumentenmanager -> E-Mailversand -> Checkplan versenden  Wiedervorlage setzen; HM – Kunde -> Belegung - Daten eintragen - bei Veränderung des Angebotes eine Kostenaufstellung an Gast senden -> Beherbergungsangebot	Dokumentenanpassung notwendig Aufgabe: Claudia Krause (Rezeption/Belegung) - Prozess überarbeiten
​Checkplan zurück	​Daten des Checkplans prüfen und Ressourcen kontrollieren und neu anlegen	​HM – Kunde -> Belegung - Daten eintragen   - bei Veränderung des Angebotes eine Kostenaufstellung an Gast senden -> Beherbergungsangebot	​HM -> Kunde -> Belegung ->Leistungsliste -> Dokumentenmanager -> E-Mailversand ->Beherbergungsangebot​	​Bestätigungs-E-Mail an Gast senden

 

​​Aufgabe	Beschreibung​	​Dokument	​Input	​Output
​Planung der Essenszeiten	​Einteilung der Essenszeiten für jede Gruppe und alle Mahlzeiten unter HM -> Tagesstatus -> Küche	​Regeln für Essenszeiten	​Wünsche der Gäste Regeln für Essenszeiten	​Essenszeiten als Grundlage für Küche und Essensmarke Gäste