Vorbereitung Anreiseunterlagen​

Bereich: Belegung-Rezeption

Prozess: Anreise

Teilprozess: 3.2.1  Vorbereitung Anreiseunterlagen

​Aufgabe	​Beschreibung	Dokument​	Input​	​Output	Informationsknoten	Reibungspotential
​Zimmer	Zimmerlisten ausdrucken, Schlüssel programmieren	​HM > Belegung > Berichte > Anmeldeliste	welche Zimmer werden mit welche Anzahl an Personen in welcehm Zeitraum belegt	​Zimmerschlüssel entsprechend dieser Angaben programmieren	Kunde -> Belegung -> Rezeption -> alle Teams + Kunde	Rezeption = zentrale Schnittstelle Schnittstelle - externe Moderation
​Räume	​Schlüssel für weitere Räume programmieren	​HM > Belegung > Berichte > Ressourcenverteilung	​welche Raum wird in welcher Zeit benötigt überprüfen, ob Schlüssen schon programiiert werden kann, um bei Anreise ausgegeben zu werden	​Schlüssel entsprechend dieser Angaben programmieren oder Information vorbereiten, wann Verantwortliche der Gruppe Schlüssel erhält
​Gästemappe	​Gästemappe vorbereiten	​Gäste-ABC, Hausregeln, Brandschutzordnung, Lageplan, Essenmarke, Zimmerlisten, Abnahmezettel (bei Jugendgruppen), WLAN-Code (bei Jugendgruppen ausschließlich an Betreuenden)	​	​
​Essensmarke	​Essenszeiten für Gruppe darauf notieren	​Vorlage im Ordner Kopiervorlagen	​Zeiten aus HM > Belegung > Mahlzeiten übernhmen	​Essensmarke mit Zeiten in Gästemappe
​Zimmerabnahme-Protokoll	​Zimmerabnahme für die Abreise	​Vorlage im Ordner Kopiervorlagen	​Belegung - Abnahmezeit	​Protokoll mit Abnahmezeit in Gästemappe
​An- und Abreiseprotokoll	​Protokoll ausdrucken	​	​	​für An- und Anreisegesppräch mit Gast alle relevanten Informationen werden darauf festgehalten