Rechnungslegung

Bereich: Belegung-Rezeption

Prozess: Abreise

Teilprozess: 3.4.2 Rechnungslegung​

​Aufgabe	Beschreibung	​Dokument	​Input	Output	Informationsknoten	Reibungspotentiale
​Rechnungslegung Einzelgäste	​Einzelgäste (Privatreisen bis 12 Personen) zahlen die Rechnung bei Anreise	​HM -> Kunde -> Belegung -> Rechnung -> Button „Rechnung anhand Leistungsliste füllen“ -> Rechnung auf Druck setzten (roter Drucker)	Leistungsliste gefüllt durch den Mitarbeiter der Rezeption​ im Rahmen der Reservierung, ​MA Rezeption legt im Beisein des Gastes Rechnung an und nimmt Bezahlung in Bar oder per EC-Karte entgegen.	​Rechnung wird an Gast übergeben, bei Barzahlung wird notiert: bar bezahlt, Datum, Unterschrift, Stempel; bei EC-Kartenzahlung: EC Beleg Kunde an die Rechnung	Rezeption -> [Belegung] -> Kunde	BildungsVA’s (Förderungen) – kein Abschluss der Belegung, Informationen zu Förderungen Zeiträume für Abschluss von Maßnahmen festlegen (mindestens Verknüpfung mit Bildung)   Aufgabe: CKT, SQ, SAd - Prozess überarbeiten Moderation: JJ
​Rechnungslegung Gruppe	​Gruppenkunde zahlt Rechnung bei Abreise lt. Zahlungsziel	​HM -> Kunde ->Belegung ->Rechnung -> Button „Rechnung anhand Leistungsliste füllen“ -> Rechnung auf Druck setzten (roter Drucker)	​Unterlagen der Belegung (Vorgang, Leistungsliste, Einzelbelege) von Fach nach Abreise werden an Bearbeiter übergeben: prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit, prüft, ob eine Anzahlung des Kunden erfolgt ist (bei Reservierung durch private Person/Gruppe) prüft Stornokosten, wenn welche anfallen legt die Rechnung an und setzt die Summe Anzahlung ab	​Rechnung wird per E-Mail an Kunde versendet: HM -> Rechnung “W“ -> E-Mailversand
​​Teilnahmebeitrag	​Zahlungsaufforderung erfolgt über Vertrag Bei Zahlungseingang Rechnung erstellen und bei Anreise TN mitgeben In Ausnahmefällen kann vor Ort bei Anreise an der Rezeption bar oder per EC bezahlt werden​	​Teilnehmervertrag Teilnehmer anklicken – Rechnung – Rechnung anhand der Leistungsliste erstellen – in Rechnung auf Dokumentenmanager – Email – Rechnung versenden​	​Zahlungseingänge alle zwei Tage überprüfen,   Rechnung zur Anreise ausdrucken und an Rezi legen​	​​Rezeptionsmitarbeitender überreicht Rechnung bei Anreise
​Abrechnung Bildungsveranstaltung	​Überprüfung der Zahlungseingänge der einzelnen Teilnehmer und Abgabe der Unterlagen an den einzelnen pädagogischen Mitarbeiter​	​Anreiseunterlagen, Teilnehmer-/Gruppenverträge, Zimmerlisten​	​nochmalige Überprüfung der einzelnen Rechnungen (Teilnehmer)​	​Übergabe der Unterlagen an den pädagogischen Mitarbeiter​​