Rechnungslegung
'Bereich: Belegung-Rezeption'
Prozess: Abreise
Teilprozess: 3.4.2 Rechnungslegung
| Aufgabe | Beschreibung | Dokument | Input | Output |
|---|---|---|---|---|
| Rechnungslegung Einzelgäste | Einzelgäste (Privatreisen bis 12 Personen) zahlen die Rechnung bei Anreise | HM ® Kunde ®Belegung ®Rechnung ® Button „Rechnung anhand Leistungsliste füllen“ ® Rechnung auf Druck setzten (roter Drucker) | Leistungsliste gefüllt durch den Mitarbeiter der Rezeption im Rahmen der Reservierung, MA Rezeption legt im Beisein des Gastes Rechnung an und nimmt Bezahlung in Bar oder per EC-Karte entgegen. |
Rechnung wird an Gast übergeben, bei Barzahlung wird notiert: bar bezahlt, Datum, Unterschrift, Stempel; bei EC-Kartenzahlung: EC Beleg Kunde an die Rechnung |
| Rechnungslegung Gruppe | Gruppenkunde zahlt Rechnung bei Abreise lt. Zahlungsziel | HM ® Kunde ®Belegung ®Rechnung ® Button „Rechnung anhand Leistungsliste füllen“ ® Rechnung auf Druck setzten (roter Drucker) | Unterlagen der Belegung (Vorgang, Leistungsliste, Einzelbelege) von Fach nach Abreise werden an Bearbeiter übergeben:
- prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit, - prüft, ob eine Anzahlung des Kunden erfolgt ist - prüft Stornokosten, wenn welche anfallen - legt die Rechnung an und setzt die Summe Anzahlung ab |
Rechnung wird per E-Mail an Kunde versendet: HM ® Rechnung “W“ ® E-Mailversand |
| Teilnahmebeitrag | Zahlungsaufforderung erfolgt über Vertrag
- Bei Zahlungseingang Rechnung erstellen und bei Anreise TN mitgeben - In Ausnahmefällen kann vor Ort bei Anreise an der Rezeption bar oder per EC bezahlt werden |
Teilnehmervertrag
Teilnehmer anklicken – Rechnung – Rechnung anhand der Leistungsliste erstellen – in Rechnung auf Dokumentenmanager – Email – Rechnung versenden |
Zahlungseingänge alle zwei Tage überprüfen, Rechnung zur Anreise ausdrucken und an Rezi legen |
Rezeptionsmitarbeitender überreicht Rechnung bei Anreise |
| Abrechnung Bildungsveranstaltung | Überprüfung der Zahlungseingänge der einzelnen Teilnehmer und Abgabe der Unterlagen an den einzelnen pädagogischen Mitarbeiter | Anreiseunterlagen, Teilnehmer-/Gruppenverträge, Zimmerlisten | nochmalige Überprüfung der einzelnen Rechnungen (Teilnehmer) | Übergabe der Unterlagen an den pädagogischen Mitarbeiter |