Kreditoren
Bereich: Finanzen
Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse
Teilprozess: 5.6.2 Rechnungen - vom Eingang bis zur Überweisung
| Aufgabe | Beschreibung | Dokument | Input | Output |
|---|---|---|---|---|
| Rechnungen gehen ein | Rechnungen gehen per E-Mail oder Post ein | Rechnung | Per E-Mail – ausdrucken Per Post – Brief öffnen |
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| Buchung von Rechnungen | Rechnungen werden ins Buchhaltungsprogramm eingebucht | Im Programm 10it in die Buchungsliste des laufenden Monats | Programm 10it öffnen – Buchungsliste auswählen – Monat auswählen – Buchungsliste öffnet sich | Lfd. Monat + lfd. Eingangsnummer (091920) und Buchungsnummer lt. Programm (17810) auf Rechnung vermerken |
| Einscannen der Rechnungen ins ELO (Verwaltungs-programm) | Rechnungen werden ins ELO eingescannt | | Rechnungen einscannen | Werden im Programm ELO automatisch abgelegt |
| Weiterleitung der Rechnungen | Rechnungen werden an den jeweiligen Teamleiter weitergleitet -> Rechnungen durch Teamleiter sachlich richtig -> Rechnungen durch Geschäftsführung zur Zahlung frei geben
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Eingescannte Rechnung | Aus der Postbox – Workflow-Button annehmen und weiter zur Prüfung -> Workflow-Button weiter zur Zahlungsfreigabe anklicken -> Workflow-Button Zahlungsfreigabe |
Weiterleitung an den Teamleiter -> Weiterleitung zur Geschäftsführung -> Weiterleitung zur Buchhaltung zur Überweisung |
| Zusammenstellung der Rechnungen für die Überweisung | Rechnungen in der Buchhaltung im ELO-Programm unter Aufgaben zurück gekommen | | Alle Rechnungen die zur Zahlung frei gegeben wurden, werden zur Überweisung zusammengestellt | Zusammenstellung der Rechnungen |
| Sammelüberweisung von Rechnungen | Rechnungen eines Kreditors werden zusammengefasst | Sammel-überweisung | alle einzelnen Rechnungs-summen werden auf einem Beleg zusammengefasst | Beleg wird ausgedruckt und an die Rechnungen befestigt |
| Einpflegen der Rechnungen in das Sparkassen-programm | Einzel- und Sammelüberweisungen werden in das Sparkassenprogramm (StarMoney) eingepflegt | Journal | Sparkassenprogramm öffnen – Zahlungsverkehr - Sammelüberweisung – neue Sammelüberweisung anklicken – Konto auswählen – Rechnungen einpflegen (Bankverbindung, Betrag, Rechnungsnummer, Skonto, Absender) | |
| Überprüfung der Überweisungen | Mitarbeiter Buchhaltung + Geschäftsführung überprüfen die Richtigkeit der Überweisungen | | Überprüfung durch Vier-Augen-Prinzip | Unterschrift für Richtigkeit von Beiden |
| Zahlung der Überweisungen | | | Per Online-Banking werden die Rechnungen bezahlt | Bankjournal – Belege werden im aktuellen Monat pro Tag inkl. Tagesauszug abgeheftet |