Anreisegespräch

Bereich: Belegung-Rezeption

Prozess: Anreise

Teilprozess: 3.2.2 Anreisegespräch

• Bei Problemen sind Grundlage die Vertragsbedingungen bzw. Betreuerdienst hinzuziehen

​Aufgabe	Beschreibung​	​Dokument	Input​	​Output	Informationsknoten	Reibungspotential
​Anreisegespräch	​Bei Eintreffen des Verantwortlichen einer Teilnehmergruppe findet das Anreisegespräch an der Rezeption statt.		​MA Rezeption füllt entsprechend des Protokolls die erforderlichen Daten ein.	​Telefonnummer Ansprechpartner der Gruppe IST-Teilnehmer-Zahl  - wenn sich Zahl gegeüber Vertrag ändert: - Info an Küche, an Technik zwecks möglicher Aufbettungen, an Reinigung zwecks Bettwäsche in Hozhäusern Besonderheiten Unterschrift bei Vertragspartner / Betreuenden / Verantwortlichen	Rezeption/Belegung -> Kunde	Aufgabe Fi. Haufe: Erstellung der Sonderregelung für Aaron und seine Schulklassen Aufgabe Belegung/Rezeption: Prüfen der Informationsweitergabe durch ext. Dozenten/Referenten & Digitalisierungspotenzial prüfen Aufgabe Bildungsteam: Prüfen ob Schulklassenprozess oder Belegungsprozess anwendbar auf JBZ VA, Zuständigkeiten klären Fi. Haufe, Sascha Quäck, Rezeption - Moderation: CKT
​Ressourcenplan abstimmen	​gebuchte Ressourcen und Nutzungszeiten mit Verantwortlichen einer Teilnehmergruppe​ abstimmen	​HM > Belegung > Berichte > Ressourcenverteilung	​	wenn ​Änderungen nötig sind, Technik informieren, mit Bearbeiter-Belegung oder Betreuerdienst absprechen, ​Notiz in Anreiseprotokoll unter Besonderheiten​​
​Räume	​Seminarräume, Sporträume gehören meistens zu einer Belegung.	Anreise- und Abreiseformular		​Der jeweilige Schlüssel wird vom Verantwortlichen gegen Unterschrift ausgehändigt.
​Gästemappe	​auf BlossinApp hinweisen wenn Gast App nicht geladen hat oder möchte, Gästemappe an Gast übergeben	​App + Essenmarke, Zimmerlisten, Abnahmezettel (bei Jugendgruppen), WLAN-Code  oder  Gästemappe mit Gäste-ABC, Hausregeln, Brandschutzordnung, Lageplan, Essenmarke, Zimmerlisten, Abnahmezettel (bei Jugendgruppen), WLAN-Code (bei Jugendgruppen ausschließlich an Betreuenden)	Überprüfung Essenszeiten Abstimmung Zeit Zimmerabnahme	vollständige Gastinformationen aushändigen ggf. Korrekturen Essenszeiten an Küche melden ggf. Änderungen zur Zeit Zimmerabnahme an Hausdamen melden
​Zimmer	​alle Zimmerschlüssel werden ausgegeben - bei Jugendgruppen an ​Betrauende oder Teilnehmende (in Abstimmung mit Betreuenden - bei Erwachsenen direkt an Teilnehmende	​HM>Berichte>Anmeldeliste​	​Schlüsseausgabe ab 13.00 Uhr lt. Anmeldeliste, Ausfüllen der Anmeldeliste durch Gäste Anzahl ausgegebene Zimmerschlüssel durch Rezeption in Anmeldeliste eintragen	​durch Betreuende oder Teilnehmende ausgefüllte Anmeldeliste an Rezeption
​Fragen	​offen Fragen der Gäste beantworten angenehmen Aufenthalt wünschen	​	​Grundlage sind Vertrag, Vertragsbedingungen, Dokumente Anreisemappe	​Gäste können Zimmer beziehen​
​EXTRA Projekt- und Kursfahrten für Schulen + JBZ Ferienprogramme	​Anreisegespräch durch Team Haufe	​	​bei Anreise Team Haufe informieren	​

 

3.2.3 Anreisegespräch bei Einzelteilnehmern für Seminar oder Erwachsenenveranstaltung (Chöre etc.)

​Aufgabe	Beschreibung​	​Dokument	Input​	​Output	Informationsknoten
​Anreisegespräch + Zimmerübergabe mit den Einzelteilnehmern einer Gruppe	Begrüßung und Eintragung in die Zimmerliste + Zimmerschlüsselübergabe	HM>Berichte>Anmeldeliste​	Schlüsseausgabe ab 13.00 Uhr lt. Anmeldeliste, Ausfüllen der Anmeldeliste durch Gäste	​durch Betreuende oder Teilnehmende ausgefüllte Anmeldeliste an Rezeption
Informationen an den Gast	Welche Informationen bekommt der Gast?