​Postbearbeitung

Bereich: Verwaltung

Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse

Teilprozess: 2.6.3  Postbearbeitung

Aufgabe	​Beschreibung	​Dokument	​Input	Output​	Informationsknoten	Reibungspotentiale
​Postausgang	alle Postsendungen werden für den Versand vorbereitet	elektronisches ​Postbuch, auf Rechner Verwaltung	- ​Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt - nach Bedarf (alle 1-3 Werktage): ​- Eintragen ins elektronische Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum - Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät	- Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer - frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen	Rezeption -> Verwaltung -> GF -> Verwaltung -> MA lt. Verteilung	Evtl Neudefinition des Prozesses inkl. digitaler Post Aufgabe: Marianne Richter (Verwaltung) - Prozess überarbeiten in Abstimmung mit Andrea Haase (Geschäftsleitung)
Posteingang	die gesamten eingehenden Postsendungen und Faxe werden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet	elektronisches​ ​​​Postbuch, auf Rechner Verwaltung​​	​- Abholung der Post an der Rezeption - öffnen - alles außer Rechnungen in elektronisches Postbuch mit Absender, Inhalt, Datum eintragen - Posteingangsstempel auf Post, Posteingangsnummer ausfüllen - Eingangspost in Postmappe einsortieren > Geschäftleitung vorlegen - Geschäftsleitung trägt Bearbeiter im Posteingangsstempel ein + Unterschrift	- Rechnungen an Finanzen zur Bearbeitung der Kreditoren - Verwaltung verteilt Post an Bearbeiter und dokumentiert Weiterleitung der Post im elektronischen Postbuch
Vertretung Postbearbeitung	Vertretung durch Rezeptionsmitarbeitende wird in Abstimmung im Dienstplan Rezeption festgehalten	Dienstplan Rezeption	Regelung Vertretung	regelmäßige Postbearbeitung