Planung für Aufenthalt: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 28. November 2019, 13:53 Uhr

Prozess: Vor der Anreise

Teilprozess: 3.1.3 Planung für den Aufenthalt

Aufgabe

Beschreibung

Dokument

Input

Output

Informationsknoten

Reibungspotential

Absprachen mit Gast
(Gruppenfahrten außerhalb des Bildungsprogramms)

Checkplan versenden;
Kurz vor Ablauf der Stornofrist Details beim Bucher abfragen:

TN-Zahl aktualisieren
Ablaufplan klären, erstellen (Mahlzeiten(Anpassung Essens-TN+-Zeiten), Nutzung von Ressourcen und Technik, Pausenverpflegung, Pausenaktivitäten, Abendprogramm, Bildungsangeboten)
Anreise klären, Hinweise
Zahlungsart mit Gast klären
Anzahlung anstoßen (lt. Vorlage Beherbergungsvertrag)

HM -> Kunde -> Belegung -> „W“ Dokumentenmanager -> E-Mailversand -> Checkplan versenden
Wiedervorlage setzen

Checkplan
Beherbergungsvertrag

E-Mail an Gast;
Erinnerung über Wiedervorlage

Checkplan: HM -> Kunde -> Belegung -> „W“ Dokumentenmanager -> E-Mailversand -> Checkplan versenden

Wiedervorlage setzen;

HM – Kunde -> Belegung - Daten eintragen

- bei Veränderung des Angebotes eine Kostenaufstellung an Gast senden -> Beherbergungsangebot

Dokumentenanpassung: ca. 80-85 Stunden werden für die Anpassung von ca. 150 Dokumenten inkl. E-Mails und Anschreiben benötigt, wegen neuen Dokumentenmanager
Dokumentenanpassung wird vor Schließzeit nicht umgesetzt

Checkplan zurück

Daten des Checkplans prüfen und Ressourcen kontrollieren und neu anlegen

HM – Kunde -> Belegung - Daten eintragen
- bei Veränderung des Angebotes eine Kostenaufstellung an Gast senden -> Beherbergungsangebot

HM -> Kunde -> Belegung ->Leistungsliste -> Dokumentenmanager -> E-Mailversand ->Beherbergungsangebot

Bestätigungs-E-Mail an Gast senden

Aufgabe	Beschreibung	Dokument	Input	Output
Planung der Essenszeiten	Einteilung der Essenszeiten für jede Gruppe und alle Mahlzeiten unter HM -> Tagesstatus -> Küche	Regeln für Essenszeiten	Wünsche der Gäste Regeln für Essenszeiten(Essenzeiten werden 14 Tage vor Anreise von TL Belegung eingetragen)	Essenszeiten als Grundlage für Küche und Essensmarke Gäste
Planung der Zimmerabnahme	Abnahmezeit und Abnahmetreffpunkt werden ab 14 Tage vor Anreise festgelegt und in Abnahmeliste eingetragen	Abnahmeliste	Rezeption - Abnahmezeit und Abnahmetreffpunkt auf Abnahmeliste aufnehmen	Abnahmezeiten und Abnahmetreffpunkt als Grundlage für Reinigung

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 <ul style="font-family:arial; font-size:10pt; padding:2px; vertical-align:top; background-color:#ffffff">
 <li><span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">TN-Zahl aktualisieren</span></span></li>
-<li><span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Ablaufplan klären, erstellen (Mahlzeiten, Nutzung von Ressourcen und Technik, Pausenverpflegung, Pausenaktivitäten, Abendprogramm, Bildungsangeboten)</span></span></li>
+<li><span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Ablaufplan klären, erstellen (Mahlzeiten([[Anpassung Essens-TN+-Zeiten]]), Nutzung von Ressourcen und Technik, Pausenverpflegung, Pausenaktivitäten, Abendprogramm, Bildungsangeboten)</span></span></li>
 <li><span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Anreise klären, Hinweise</span></span></li>
 <li><span style="font-size:small;"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Zahlungsart mit Gast klären<br/> Anzahlung anstoßen (lt. Vorlage Beherbergungsvertrag)</span></span></li>