​Postbearbeitung: Unterschied zwischen den Versionen

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<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''''Teilprozess: 2.6.3&nbsp; Postbearbeitung'''''</span></span>
<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''''Teilprozess: 2.6.3&nbsp; Postbearbeitung'''''</span></span>


{| border="1" class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTable-default" style="font-family:arial; font-size:1em; border:1px solid #bfbfbf; padding:2px; vertical-align:top; border-collapse:collapse" width="100%"
{| border="1" style="font-family:arial; font-size:small; border:1px solid #bfbfbf; padding:2px; vertical-align:top; border-collapse:collapse" width="100%"
|- class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderRow-default" style="font-family:arial; font-size:10pt"
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderEvenCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | <span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">​</span>Aufgabe
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | Beschreibung
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | ​Dokument
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | ​Input
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | Output
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | Informationsknoten
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | Reibungspotentiale
|-
|-
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | ​Postausgang
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Aufgabe</span></span>'''
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | ​alle Postsendungen&nbsp;werden für den Versand vorbereitet
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">​Beschreibung</span></span>'''
| style="text-align: left; vertical-align: top; border-color: rgb(102, 102, 102);" | <span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">elektronisches&nbsp;​Postbuch, auf Rechner Verwaltung</span></span>
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">​Dokument</span></span>'''
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | - ​Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt<br/> - nach Bedarf (alle 1-3 Werktage):<br/> ​- Eintragen ins&nbsp;elektronische&nbsp;Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum <span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">- Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät</span></span>
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">​Input</span></span>'''
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | - Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer<br/> - frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Output​</span></span>'''
| colspan="1" rowspan="2" style="text-align: left; vertical-align: top; border-color: rgb(102, 102, 102);" | <span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Rezeption -> Verwaltung -> GF -> Verwaltung -> MA lt. Verteilung</span></span>
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Informationsknoten</span></span>'''
| colspan="1" rowspan="2" style="text-align: left; vertical-align: top; border-color: rgb(102, 102, 102);" |  
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Reibungspotentiale</span></span>'''
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color:red">Vertretungsvorgaben definieren?</span></span></span>
|-
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color:red">Evtl Neudefinition des Prozesses inkl. digitaler Post</span></span></span>  
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">​Postausgang</span>
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">alle Postsendungen&nbsp;werden für den Versand vorbereitet</span>
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">elektronisches&nbsp;​Postbuch, auf Rechner Verwaltung</span>
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">- ​Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt<br/> - nach Bedarf (alle 1-3 Werktage):<br/> ​- Eintragen ins&nbsp;elektronische&nbsp;Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum - Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät</span>
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">- Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer<br/> - frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen</span>
| colspan="1" rowspan="2" style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">Rezeption -> Verwaltung -> GF -> Verwaltung -> MA lt. Verteilung</span>
| colspan="1" rowspan="2" style="text-align: left; vertical-align: top;" |  
*<span style="font-size:small;"><span style="color:#ff0000;">Evtl Neudefinition des Prozesses inkl. digitaler Post</span></span>  


<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color:red">'''Aufgabe:<br/> Marianne Richter (Verwaltung) - Prozess überarbeiten in Abstimmung mit Andrea Haase&nbsp;(Geschäftsleitung)&nbsp;'''</span></span></span>
'''<span style="font-size:small;"><span style="color:#ff0000;">Aufgabe:<br/> Marianne Richter (Verwaltung) - Prozess überarbeiten in Abstimmung mit Andrea Haase&nbsp;(Geschäftsleitung)&nbsp;</span></span>'''


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! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | Posteingang
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">Posteingang</span>
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | die gesamten eingehenden&nbsp;Postsendungen und Faxe werrden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">die gesamten eingehenden&nbsp;Postsendungen und Faxe werden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet</span>
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | elektronisches​&nbsp;​​​Postbuch, auf Rechner Verwaltung​​
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">elektronisches​&nbsp;​​​Postbuch, auf Rechner Verwaltung​​</span>
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | ​- Abholung der Post an der Rezeption<br/> - öffnen<br/> - alles außer Rechnungen in elektronisches&nbsp;Postbuch mit Absender, Inhalt, Datum eintragen<br/> - Posteingangsstempel auf Post, Posteingangsnummer ausfüllen<br/> - Eingangspost in Postmappe einsortieren > Geschäftleitung vorlegen<br/> - Geschäftsleitung trägt Bearbeiter im Posteingangsstempel ein + Unterschrift
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">​- Abholung der Post an der Rezeption<br/> - öffnen<br/> - alles außer Rechnungen in elektronisches&nbsp;Postbuch mit Absender, Inhalt, Datum eintragen<br/> - Posteingangsstempel auf Post, Posteingangsnummer ausfüllen<br/> - Eingangspost in Postmappe einsortieren > Geschäftleitung vorlegen<br/> - Geschäftsleitung trägt Bearbeiter im Posteingangsstempel ein + Unterschrift</span>
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | - Rechnungen an Finanzen zur Bearbeitung der [[Kreditoren|Kreditoren]]<br/> <br/> <br/> - Verwaltung verteilt Post an Bearbeiter und dokumentiert Weiterleitung der Post im elektronischen Postbuch
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">- Rechnungen an Finanzen zur Bearbeitung der [[​Kreditoren|Kreditoren]]<br/> <br/> <br/> - Verwaltung verteilt Post an Bearbeiter und dokumentiert Weiterleitung der Post im elektronischen Postbuch</span>
|-
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | Vertretung Postbearbeitung
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | Vertretung durch Rezeptionsmitarbeitende<br/> wird in Abstimmung im Dienstplan Rezeption festgehalten
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | Dienstplan Rezeption
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | Regelung Vertretung
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | regelmäßige Postbearbeitung
| colspan="1" style="text-align: left; vertical-align: top;" | &nbsp;
| colspan="1" style="text-align: left; vertical-align: top;" | &nbsp;
|}
|}

Aktuelle Version vom 6. November 2019, 11:54 Uhr

Bereich: Verwaltung

Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse

Teilprozess: 2.6.3  Postbearbeitung

Aufgabe ​Beschreibung ​Dokument ​Input Output​ Informationsknoten Reibungspotentiale
​Postausgang alle Postsendungen werden für den Versand vorbereitet elektronisches ​Postbuch, auf Rechner Verwaltung - ​Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt
- nach Bedarf (alle 1-3 Werktage):
​- Eintragen ins elektronische Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum - Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät 		- Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer
- frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen 		Rezeption -> Verwaltung -> GF -> Verwaltung -> MA lt. Verteilung
  • Evtl Neudefinition des Prozesses inkl. digitaler Post

Aufgabe:
Marianne Richter (Verwaltung) - Prozess überarbeiten in Abstimmung mit Andrea Haase (Geschäftsleitung) 

Posteingang die gesamten eingehenden Postsendungen und Faxe werden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet elektronisches​ ​​​Postbuch, auf Rechner Verwaltung​​ ​- Abholung der Post an der Rezeption
- öffnen
- alles außer Rechnungen in elektronisches Postbuch mit Absender, Inhalt, Datum eintragen
- Posteingangsstempel auf Post, Posteingangsnummer ausfüllen
- Eingangspost in Postmappe einsortieren > Geschäftleitung vorlegen
- Geschäftsleitung trägt Bearbeiter im Posteingangsstempel ein + Unterschrift 		- Rechnungen an Finanzen zur Bearbeitung der Kreditoren


- Verwaltung verteilt Post an Bearbeiter und dokumentiert Weiterleitung der Post im elektronischen Postbuch
Vertretung Postbearbeitung Vertretung durch Rezeptionsmitarbeitende
wird in Abstimmung im Dienstplan Rezeption festgehalten 		Dienstplan Rezeption Regelung Vertretung regelmäßige Postbearbeitung    
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