Postbearbeitung: Unterschied zwischen den Versionen
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<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''Prozess: | <span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse'''</span></span> | ||
<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''''Teilprozess: 6.3 Postbearbeitung'''''</span></span> | <span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''''Teilprozess: 2.6.3 Postbearbeitung'''''</span></span> | ||
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| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Aufgabe</span></span>''' | |||
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Beschreibung</span></span>''' | |||
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Dokument</span></span>''' | |||
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Input</span></span>''' | |||
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Output</span></span>''' | |||
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Informationsknoten</span></span>''' | |||
| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Reibungspotentiale</span></span>''' | |||
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| | | style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">Postausgang</span> | ||
| style="text-align: left; vertical-align: top | | style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">alle Postsendungen werden für den Versand vorbereitet</span> | ||
| style="text-align: left; vertical-align: top | | style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">elektronisches Postbuch, auf Rechner Verwaltung</span> | ||
| style="text-align: left; vertical-align: top | | style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">- Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt<br/> - nach Bedarf (alle 1-3 Werktage):<br/> - Eintragen ins elektronische Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum - Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät</span> | ||
<span style="font-size:small | | style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">- Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer<br/> - frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen</span> | ||
<span style="font-size:small;"><span style="font- | | colspan="1" rowspan="2" style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">Rezeption -> Verwaltung -> GF -> Verwaltung -> MA lt. Verteilung</span> | ||
| style="text-align: left; vertical-align: top; | | colspan="1" rowspan="2" style="text-align: left; vertical-align: top;" | | ||
*<span style="font-size:small;"><span style="color:#ff0000;">Evtl Neudefinition des Prozesses inkl. digitaler Post</span></span> | |||
'''<span style="font-size:small;"><span style="color:#ff0000;">Aufgabe:<br/> Marianne Richter (Verwaltung) - Prozess überarbeiten in Abstimmung mit Andrea Haase (Geschäftsleitung) </span></span>''' | |||
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| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">Posteingang</span> | |||
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">die gesamten eingehenden Postsendungen und Faxe werden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet</span> | |||
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">elektronisches Postbuch, auf Rechner Verwaltung</span> | |||
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">- Abholung der Post an der Rezeption<br/> - öffnen<br/> - alles außer Rechnungen in elektronisches Postbuch mit Absender, Inhalt, Datum eintragen<br/> - Posteingangsstempel auf Post, Posteingangsnummer ausfüllen<br/> - Eingangspost in Postmappe einsortieren > Geschäftleitung vorlegen<br/> - Geschäftsleitung trägt Bearbeiter im Posteingangsstempel ein + Unterschrift</span> | |||
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">- Rechnungen an Finanzen zur Bearbeitung der [[Kreditoren|Kreditoren]]<br/> <br/> <br/> - Verwaltung verteilt Post an Bearbeiter und dokumentiert Weiterleitung der Post im elektronischen Postbuch</span> | |||
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| | | style="text-align: left; vertical-align: top;" | Vertretung Postbearbeitung | ||
| style="text-align: left; vertical-align: top | | style="text-align: left; vertical-align: top;" | Vertretung durch Rezeptionsmitarbeitende<br/> wird in Abstimmung im Dienstplan Rezeption festgehalten | ||
| style="text-align: left; vertical-align: top | | style="text-align: left; vertical-align: top;" | Dienstplan Rezeption | ||
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | Regelung Vertretung | |||
| style="text-align: left; vertical-align: top | | style="text-align: left; vertical-align: top;" | regelmäßige Postbearbeitung | ||
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Aktuelle Version vom 6. November 2019, 11:54 Uhr
Bereich: Verwaltung
Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse
Teilprozess: 2.6.3 Postbearbeitung
| Aufgabe | Beschreibung | Dokument | Input | Output | Informationsknoten | Reibungspotentiale |
| Postausgang | alle Postsendungen werden für den Versand vorbereitet | elektronisches Postbuch, auf Rechner Verwaltung | - Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt - nach Bedarf (alle 1-3 Werktage): - Eintragen ins elektronische Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum - Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät |
- Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer - frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen |
Rezeption -> Verwaltung -> GF -> Verwaltung -> MA lt. Verteilung |
Aufgabe: |
| Posteingang | die gesamten eingehenden Postsendungen und Faxe werden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet | elektronisches Postbuch, auf Rechner Verwaltung | - Abholung der Post an der Rezeption - öffnen - alles außer Rechnungen in elektronisches Postbuch mit Absender, Inhalt, Datum eintragen - Posteingangsstempel auf Post, Posteingangsnummer ausfüllen - Eingangspost in Postmappe einsortieren > Geschäftleitung vorlegen - Geschäftsleitung trägt Bearbeiter im Posteingangsstempel ein + Unterschrift |
- Rechnungen an Finanzen zur Bearbeitung der Kreditoren - Verwaltung verteilt Post an Bearbeiter und dokumentiert Weiterleitung der Post im elektronischen Postbuch | ||
| Vertretung Postbearbeitung | Vertretung durch Rezeptionsmitarbeitende wird in Abstimmung im Dienstplan Rezeption festgehalten |
Dienstplan Rezeption | Regelung Vertretung | regelmäßige Postbearbeitung |