​Postbearbeitung: Unterschied zwischen den Versionen

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<span style="font-size:medium;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">'''''Teilprozess: 2.6.3&nbsp; Postbearbeitung'''''</span></span>
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| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Informationsknoten</span></span>'''
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| '''<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Reibungspotentiale</span></span>'''
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| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">​Postausgang</span>
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">​Postausgang</span>

Version vom 4. September 2019, 09:31 Uhr

Bereich: Verwaltung

Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse

Teilprozess: 2.6.3  Postbearbeitung

Aufgabe ​Beschreibung ​Dokument ​Input Output​ Informationsknoten Reibungspotentiale
​Postausgang alle Postsendungen werden für den Versand vorbereitet elektronisches ​Postbuch, auf Rechner Verwaltung - ​Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt
- nach Bedarf (alle 1-3 Werktage):
​- Eintragen ins elektronische Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum - Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät 		- Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer
- frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen 		Rezeption -> Verwaltung -> GF -> Verwaltung -> MA lt. Verteilung
  • Vertretungsvorgaben definieren?
  • Evtl Neudefinition des Prozesses inkl. digitaler Post

Aufgabe:
Marianne Richter (Verwaltung) - Prozess überarbeiten in Abstimmung mit Andrea Haase (Geschäftsleitung) 

Posteingang die gesamten eingehenden Postsendungen und Faxe werden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet elektronisches​ ​​​Postbuch, auf Rechner Verwaltung​​ ​- Abholung der Post an der Rezeption
- öffnen
- alles außer Rechnungen in elektronisches Postbuch mit Absender, Inhalt, Datum eintragen
- Posteingangsstempel auf Post, Posteingangsnummer ausfüllen
- Eingangspost in Postmappe einsortieren > Geschäftleitung vorlegen
- Geschäftsleitung trägt Bearbeiter im Posteingangsstempel ein + Unterschrift 		- Rechnungen an Finanzen zur Bearbeitung der Kreditoren


- Verwaltung verteilt Post an Bearbeiter und dokumentiert Weiterleitung der Post im elektronischen Postbuch
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