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| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">​Postausgang</span>
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| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">alle Postsendungen&nbsp;werden für den Versand vorbereitet</span>
| style="text-align: left; vertical-align: top; border-color: rgb(102, 102, 102);" | <span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">elektronisches&nbsp;​Postbuch, auf Rechner Verwaltung</span></span>
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">elektronisches&nbsp;​Postbuch, auf Rechner Verwaltung</span>
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | - ​Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt<br/> - nach Bedarf (alle 1-3 Werktage):<br/> ​- Eintragen ins&nbsp;elektronische&nbsp;Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum - Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">- ​Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt<br/> - nach Bedarf (alle 1-3 Werktage):<br/> ​- Eintragen ins&nbsp;elektronische&nbsp;Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum - Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät</span>
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | - Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer<br/> - frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">- Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer<br/> - frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen</span>
| colspan="1" rowspan="2" style="text-align: left; vertical-align: top; border-color: rgb(102, 102, 102);" | <span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">Rezeption -> Verwaltung -> GF -> Verwaltung -> MA lt. Verteilung</span></span>
| colspan="1" rowspan="2" style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">Rezeption -> Verwaltung -> GF -> Verwaltung -> MA lt. Verteilung</span>
| colspan="1" rowspan="2" style="text-align: left; vertical-align: top; border-color: rgb(102, 102, 102);" |  
| colspan="1" rowspan="2" style="text-align: left; vertical-align: top;" |  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color:red">Vertretungsvorgaben definieren?</span></span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="color:#ff0000;">Vertretungsvorgaben definieren?</span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color:red">Evtl Neudefinition des Prozesses inkl. digitaler Post</span></span></span>  
*<span style="font-size:small;"><span style="color:#ff0000;">Evtl Neudefinition des Prozesses inkl. digitaler Post</span></span>  


<span style="font-size:small;"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color:red">'''Aufgabe:<br/> Marianne Richter (Verwaltung) - Prozess überarbeiten in Abstimmung mit Andrea Haase&nbsp;(Geschäftsleitung)&nbsp;'''</span></span></span>
'''<span style="font-size:small;"><span style="color:#ff0000;">Aufgabe:<br/> Marianne Richter (Verwaltung) - Prozess überarbeiten in Abstimmung mit Andrea Haase&nbsp;(Geschäftsleitung)&nbsp;</span></span>'''


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| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">Posteingang</span>
! class="ms-rteThemeFontFace-2 ms-rteFontSize-2 ms-rteTableHeaderOddCol-default" colspan="1" rowspan="1" style="font-family: arial; font-size: 10pt; border: 1px solid rgb(191, 191, 191); padding: 2px; vertical-align: top; text-align: left;" | die gesamten eingehenden&nbsp;Postsendungen und Faxe werrden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet
| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">die gesamten eingehenden&nbsp;Postsendungen und Faxe werden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet</span>
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| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">elektronisches​&nbsp;​​​Postbuch, auf Rechner Verwaltung​​</span>
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| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">​- Abholung der Post an der Rezeption<br/> - öffnen<br/> - alles außer Rechnungen in elektronisches&nbsp;Postbuch mit Absender, Inhalt, Datum eintragen<br/> - Posteingangsstempel auf Post, Posteingangsnummer ausfüllen<br/> - Eingangspost in Postmappe einsortieren > Geschäftleitung vorlegen<br/> - Geschäftsleitung trägt Bearbeiter im Posteingangsstempel ein + Unterschrift</span>
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| style="text-align: left; vertical-align: top;" | <span style="font-size:small;">- Rechnungen an Finanzen zur Bearbeitung der [[​Kreditoren|Kreditoren]]<br/> <br/> <br/> - Verwaltung verteilt Post an Bearbeiter und dokumentiert Weiterleitung der Post im elektronischen Postbuch</span>
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  [[Category:Verwaltung]] [[Category:Belegungsunabhängige Prozesse]]
[[Category:Verwaltung]][[Category:Belegungsunabhängige Prozesse]]

Version vom 1. September 2019, 17:39 Uhr

Bereich: Verwaltung

Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse

Teilprozess: 2.6.3  Postbearbeitung

​Aufgabe Beschreibung ​Dokument ​Input Output Informationsknoten Reibungspotentiale
​Postausgang alle Postsendungen werden für den Versand vorbereitet elektronisches ​Postbuch, auf Rechner Verwaltung - ​Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt
- nach Bedarf (alle 1-3 Werktage):
​- Eintragen ins elektronische Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum - Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät 		- Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer
- frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen 		Rezeption -> Verwaltung -> GF -> Verwaltung -> MA lt. Verteilung
  • Vertretungsvorgaben definieren?
  • Evtl Neudefinition des Prozesses inkl. digitaler Post

Aufgabe:
Marianne Richter (Verwaltung) - Prozess überarbeiten in Abstimmung mit Andrea Haase (Geschäftsleitung) 

Posteingang die gesamten eingehenden Postsendungen und Faxe werden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet elektronisches​ ​​​Postbuch, auf Rechner Verwaltung​​ ​- Abholung der Post an der Rezeption
- öffnen
- alles außer Rechnungen in elektronisches Postbuch mit Absender, Inhalt, Datum eintragen
- Posteingangsstempel auf Post, Posteingangsnummer ausfüllen
- Eingangspost in Postmappe einsortieren > Geschäftleitung vorlegen
- Geschäftsleitung trägt Bearbeiter im Posteingangsstempel ein + Unterschrift 		- Rechnungen an Finanzen zur Bearbeitung der Kreditoren


- Verwaltung verteilt Post an Bearbeiter und dokumentiert Weiterleitung der Post im elektronischen Postbuch
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