​Postbearbeitung

Bereich: Verwaltung

Prozess: Belegungsunabhängige Prozesse

Teilprozess: 2.6.3  Postbearbeitung

​Aufgabe	Beschreibung	​Dokument	​Input	Output	Informationsknoten	Reibungspotentiale
​Postausgang	alle Postsendungen werden für den Versand vorbereitet	elektronisches ​Postbuch, auf Rechner Verwaltung	- ​Postsendungen werden von allen Mitarbeitenden in das Fach "Postausgang" im Büro Verwaltung gelegt - nach Bedarf (alle 1-3 Werktage): ​- Eintragen ins elektronische Postbuch mit Empfänger, Inhalt, Porto, Datum - Frankieren entsprechend der Portogebühren mit dem Frankiergerät	- Eintrag der Postsendung mit Postausgangsnummer - frankierte Postsendeungen zur Abholung durch Post an Rezeption hinterlegen	Rezeption -> Verwaltung -> GF -> Verwaltung -> MA lt. Verteilung	Vertretungsvorgaben definieren? Evtl Neudefinition des Prozesses inkl. digitaler Post Aufgabe: Marianne Richter (Verwaltung) - Prozess überarbeiten in Abstimmung mit Andrea Haase (Geschäftsleitung)
Posteingang	die gesamten eingehenden Postsendungen und Faxe werden erfasst, von der Geschäftsleitung gesichtet und an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet	elektronisches​ ​​​Postbuch, auf Rechner Verwaltung​​	​- Abholung der Post an der Rezeption - öffnen - alles außer Rechnungen in elektronisches Postbuch mit Absender, Inhalt, Datum eintragen - Posteingangsstempel auf Post, Posteingangsnummer ausfüllen - Eingangspost in Postmappe einsortieren > Geschäftleitung vorlegen - Geschäftsleitung trägt Bearbeiter im Posteingangsstempel ein + Unterschrift	- Rechnungen an Finanzen zur Bearbeitung der Kreditoren - Verwaltung verteilt Post an Bearbeiter und dokumentiert Weiterleitung der Post im elektronischen Postbuch