Bearbeitung Kundenanfrage bis zur Buchung
Bereich: Belegung-Rezeption
Prozess: Vor der Anreise
Teilprozess: Bearbeitung Kundenanfrage
- Allgemeine Anfrage
- Anlegen von frei ausgeschrieben Bildungsveranstaltungen mit festem Termin
- Inhouseveranstaltung
- Anmeldung zum Seminar
Allgemeine Anfrage
| Aufgabe | Beschreibung | Dokument | Input | Output |
| Anfrage durch Gast | a) Per Telefon: Wenn Anruf an der Rezeption, dann an Belegung weiterleiten oder Daten (Input) aufnehmen und per E-Mail an Belegung weiterleiten b) Per E-Mail: c) Per Anfrage- oder Kontaktformular |
Regeln zur Bearbeitung von Belegungen Regeln Belegungsklausur Kontingentregelung |
| Reisetermin, Personenzahl, Grund des Aufenthalts (Belegungsart), Kontaktdaten |
| Prüfung der Kapazitäten | a) Wenn Termin durch andere Gruppen belegt,
dann Überprüfung der anderen Belegungen, die auf „A“ oder „R“ stehen, Rücksprache mit anderen Belegern, b) Wenn Termin nicht möglich,
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HM – Ressourcenplan | | Fester Termin Und/oder neuer Kunde |
| Kundendaten | Überprüfen, Aktualisieren, bei Neukunden Eintragen | Hausmanager -> Kunde (bei Neukunden) -> unter Plus, neu anlegen | Adressdaten, E-Mailadresse, Telefonnummer, Kategorie, Ansprechpartner | Aktueller Kundenstamm im Hausmanager |
| Belegung anlegen | Eintragung in den Hausmanager | Hausmanager -> Kunde -> Anlegen einer neuen Belegung -> Maske ausfüllen mit Datum, An- und Abreisezeit, Belegungsart, Belegungsthema, TN-Zahl/Betreuer, Ressourcen | HM ->Leistungsliste füllen | Vollständige Leistungsliste |
| Gast möchte Angebot, noch keinen Vertrag |
Angebot versenden: Wiedervorlage setzen: |
Beherbergungsangebot;
„Regeln der Belegungsplanung im Rahmen der Belegungsklausur“ berücksichtigen |
Angebot auf Grundlage der Leistungsliste Anfrage durch Kunden: |
Beherbergungsangebot Wenn a), Wenn b), |
| Angebot bestätigt oder Gast möchte direkt Vertrag | Erstellung des Vertrages | HM > Kunde > Belegung > Leistungsliste „W“ Dokumentenmanager > Beherbergungsvertrag - auf „R“ stellen und Häckchen bei Belegungsvertrag setzen - Wiedervorlage setzen |
Regeln zur Bearbeitung von Belegungen berücksichtigen
> Privatgäste - Vertrag versenden |
HM -> E-Mailversand inkl.
- AGB (Tagesveranstaltung, oder Vertrage mit Partnern (Rahmenvereinbarung) oder ARB (Pauschalreise) - Formblatt zur Unterrichtung einer Pauschalreise, wenn Pauschalreise vorliegt - Infoblatt Reiserücktritt, Reiseabbruch - Sicherungsschein, wenn Pauschalreise vorliegt und Vorkasse gefordert ist - mit Werbeunterlagen (Grillangebote, Aktivangebote) und Hausregeln |
| Vertrag bestätigt | Vertrag kam unterschrieben vom Gast zurück | HM – Kunde -> Belegung - auf „B“ stellen - Wiedervorlage setzen für weitere Absprachen |
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Inhouseveranstaltungen
| Aufgabe | Beschreibung | Dokument | Input | Output |
|---|---|---|---|---|
| Eintragen von Ressourcen | Mitarbeiter möchten das Ressourcen im HM gebucht werden | Mail, Telefon oder Persönlich | Eintragung der gewünschten Ressource im HM unter dem vorhandenen Belegungscode | Rückmeldung an den Mitarbeiter das die gewünschte Ressource eingetragen ist |
| Beispiel | | | | |
| PKW benötigt einen Ölwechsel | Ein Mitarbeiter benötigt den PKW um Ihn in die Werkstatt zu fahren | Information ist per Telefon in der Rezeption gelandet | Raussuchen des Belegungscodes für die Autos, eintragen der Ressource im HM | Rückruf zu dem Mitarbeiter und Informieren das die Ressource eingetragen ist. |
Anlegen von frei ausgeschrieben Bildungsveranstaltungen mit festem Termin in Entwicklung eines Bildungsangebots ohne Kundenanfrage
Anmeldung zum Seminar
Bearbeitung Kundenanfrage mit Bildungsinhalt