Aufgaben der Rezeption gegenüber dem Bleiber
Bereich: Belegung-Rezeption
Prozess: Aufenthalt
Teilprozess: 3.3.1 Aufgaben gegenüber dem Bleiber
- Rezeption erster Anlaufpunkt für Gäste bei zusätzlichen Dienstleistungen
- Zusätzliche Leistungen entgegennehmen, ggf. an bestreffende Bereiche weiterleiten, im HM buchen, vom Verantwortlichen der Belegung im Formular An- und Abreiseprotokoll oder auf Beleg quittieren lassen
- alternative Verfahren möglich:
- Küche nimmt zusätzliche Verpflegungen an, Wassersportcenter gibt zusätzliche Materialien heraus, Gastronomie stellt zusätzliche Getränke oder Speisen zur Verfügung
- Involvierter Bereich stellt Einzelbeleg aus, lässt sich diesen von Verantwortlichen unterschreiben, gibt Beleg an die Rezeption
Zusätzliche Dienstleitungen
Räume und Materialien
- Gast kommt zur Rezeption
- möchte weiteren Raum oder weitere Materialien oder Hilfe bei Einrichtung von Technik
- Rezeption nimmt den Wunsch entgegen, informiert den Technikbereich
- bucht Leistung in HM, wenn Kosten entstehen fügt diese in die Leistungsliste ein
Verpflegung
- Gast kommt zur Rezeption
- möchte weitere Verpflegung z. B. zusätzlichen Kaffee oder Grillgut
- Rezeption nimmt den Wunsch entgegen, informiert den Küchenbereich
- bucht Leistung in HM und fügt diese in die Leistungsliste ein
Bootsvermietung
- Gast kommt zur Rezeption
- möchte Boote dazu buchen
- Rezeption klärt außerhalb der Bootsvermietungszeiten diesen Wunsch mit der Bootsvermietung ab oder nimmt den Wunsch (innerhalb der Bootsvermietungszeiten) entgegen und informiert den Gast darüber, dass er sich am Bootsvermietungscounter melden soll
- bucht Leistung im Ressourcenplan HM und fügt diese in die Leistungsliste ein
- wenn Boote genutzt wurden, gibt der Counter einen Beleg mit den gebuchten Booten an die Rezeption und der Mitarbeiter pflegt diesen ein
Reinigung
Gast kommt zur Rezeption
möchte zusätzliches Bettzeug oder Decken, Handtücher für Sauna
Rezeption nimmt Wunsch entgegen und setzt sich mit Hausdamen in Verbindung oder gibt Decken, Handtücher raus
Welcher Gast darf Zusatzleistungen buchen?
Gastbeleg
Annahme von Unfällen
- Gast (Lehrkräfte, Betreuer etc.) kommt zur Rezeption und meldet einen Unfall
- Rettungswagen wird bei schwerwiegenden Verletzungen gerufen und es wird geschildert was passiert ist
- Betreuerdienst wird informiert
- Koordination von Mitarbeitern/ Personen der Gruppe zwecks Einweisung des Krankenwagens
- handschriftlich Unfallprotokoll gemeinsam mit Betreuer oder Zeugen schreiben (Vorlage an der Rezeption)
- wenn nur Kühlakkus oder andere Hilfsmittel benötigt werden, werden diese ins Unfallbuch geschrieben
Schadensanzeige
- Annahme des Schadens durch den Hausmeister oder Hausdamen oder anderen Mitarbeiter
- wenn Schaden durch Hausmeister/Hausdamen gemeldet, Betreuerdienst informieren
- Betreuerdienst schaut sich mit dem Hausmeister den Schaden an und macht Fotos
- Erstellung des Schadenprotokolls (s. Anlage) + Fotos mit Schadenverursacher und Betreuer
- Preiserfragung beim Technikbereich
- wenn Preis vorhanden, dann Rechnungslegung
- Abspeicherung des Vorganges unter daten(\\dc2) (X:)\gemeinsame Dokumente\Schadensprotokolle\Jahr (z. B. 2018)\Monat (z. B. November)\Ordner (Datum + Belegungscode
Feueralarm
- siehe Dokument Brandschutz
- siehe Ablauf im Ordner Infos an der Rezeption
Verkauf von zusätzlichen Produkten z. B. Hygieneartikel, Postkarten + Briefmarken, Merchandisingprodukten, Essenmarken, Bettwäsche, Waschmarken etc.
- Gast kommt zur Rezeption, benötigt eines der oben genannten Produkte
- Verkauf über Kasse Rezeption durch den anwesenden Rezeptionisten
Ausleihe von Freizeitmaterialien (Spiele, Sportmaterial, DVD´s)
- Gast kommt in die Rezeption und hat Wunsch nach Freizeitmaterialien
- bei Ballspielekisten wird ein Pfand durch die Rezeption von 10,00 € erhoben, welches der Gast am Abreisetag bei Vollständigkeit zurück erhält
- für alle anderen Materialien gilt auch ein Pfand in Höhe von z. B. 10,00 €, Ausweis, Handy (ausgeschaltet), diesen Pfand erhält der Gast dann bei Rückgabe wieder
Annahme von Fundsachen
- Fundsachen werden während des Aufenthalts durch verschiedene Gäste an der Rezeption abgegeben
- Rezeption nimmt diese entgegen, notiert die Fundsache im Fundbuch
- Fundsachen werden eine Woche an der Rezeption ausgelegt
- Sollte niemand danach fragen, werden die Fundsachen in der Fundkiste (bis zu 6 Monate) aufbewahrt - danach?
Annahme von Post und Paketen für Gäste
- durch die Post kommen auch ab und an Briefe oder Pakete an
- diese werden aussortiert und die Gruppen werden darüber informiert
Informationsknoten:
Kunde -> [MA] -> Rezeption -> MA -> Rezeption -> Kunde
Reibungspotentiale:
- Rezeption = zentrale Schnittstelle
- Informationen bleiben bei MA anderer Teams hängen
- Infos aus anderen Bereichen (Technik, Küche, Reinigung, Bildung…) müssen zu Rezeption
Schnittstelle - externe Moderation