Vorbereitung Anreiseunterlagen​

Bereich: Belegung-Rezeption

Prozess: Anreise

Teilprozess: 3.2.1  Vorbereitung Anreiseunterlagen

​Aufgabe	​Beschreibung	Dokument​	Input​	​Output	Informationsknoten
​Zimmer	Zimmerlisten ausdrucken, Schlüssel programmieren	​HM > Belegung > Berichte > Anmeldeliste	welche Zimmer werden mit welche Anzahl an Personen in welcehm Zeitraum belegt	​Zimmerschlüssel entsprechend dieser Angaben programmieren	Kunde -> Belegung -> Rezeption -> alle Teams + Kunde
​Räume	​Schlüssel für weitere Räume programmieren	​HM > Belegung > Berichte > Ressourcenverteilung	​welche Raum wird in welcher Zeit benötigt überprüfen, ob Schlüssel schon programiert werden kann, um bei Anreise ausgegeben zu werden	​Schlüssel entsprechend dieser Angaben programmieren oder Information vorbereiten, wann Verantwortliche der Gruppe Schlüssel erhält
Seminarbeutel	Seminarbeutel kontrollieren und beim Schlüssel mit anhängen		Seminarbeutel am Schlüsselbrett beim jeweiligen Raum anhängen	Seminarbeutel dem Verantwortlichen bei Schlüsselübergabe mit übergeben
​Gästemappe	​Gästemappe vorbereiten	​Gäste-ABC, Hausregeln, Brandschutzordnung, Lageplan, Essenmarke, Zimmerlisten, Abnahmezettel (bei Jugendgruppen), WLAN-Code (bei Jugendgruppen ausschließlich an Betreuenden)	​	​
​Essensmarke	​Essenszeiten für Gruppe darauf notieren Küche über geänderte TN-Zahlen und Essenzeiten informieren (Anpassung Essens-TN+-Zeiten, Saaldienst)	​Vorlage im Ordner Kopiervorlagen	​Zeiten aus HM (werden 14 Tage vor Anreise von TL Belegung eingetragen) > Mahlzeiten übernehmen	​Essensmarke mit Zeiten in Gästemappe
​Zimmerabnahme-Protokoll	​Abnahmezeit und Abnahmetreffpunkt werden ab 14 Tage vor Anreise festgelegt und in Abnahmeliste eingetragen Abnahmeliste wird in Belegungswoche an Reinigung weitergeleitet ​Abnahmezeit und Abnahmetreffpunkt werden auf Abnahmezettel notiert und mit Gästemappe an Gast / Betreuende überreicht	​Vorlage Abnahmezettel im Ordner Kopiervorlagen	​Rezeption - Abnahmezeit und Abnahmetreffpunkt	​Abnahmezettel mit Abnahmezeit und Treffpunkt in Gästemappe
​An- und Abreiseprotokoll	​Protokoll ausdrucken	​	​	​für An- und Anreisegesppräch mit Gast alle relevanten Informationen werden darauf festgehalten