Vorbereitung Anreiseunterlagen
Bereich: Belegung-Rezeption
Prozess: Anreise
Teilprozess: 3.2.1 Vorbereitung Anreiseunterlagen
|
Aufgabe |
Beschreibung |
Dokument |
Input |
Output |
Informationsknoten |
|---|---|---|---|---|---|
|
Zimmer |
Zimmerlisten ausdrucken, Schlüssel programmieren |
HM > Belegung > Berichte > Anmeldeliste |
welche Zimmer werden mit welche Anzahl an Personen in welcehm Zeitraum belegt |
Zimmerschlüssel entsprechend dieser Angaben programmieren |
Kunde -> Belegung -> Rezeption -> alle Teams + Kunde |
|
Räume |
Schlüssel für weitere Räume programmieren |
HM > Belegung > Berichte > Ressourcenverteilung |
welche Raum wird in welcher Zeit benötigt |
Schlüssel entsprechend dieser Angaben programmieren oder Information vorbereiten, wann Verantwortliche der Gruppe Schlüssel erhält | |
| Seminarbeutel | Seminarbeutel kontrollieren und beim Schlüssel mit anhängen | Seminarbeutel am Schlüsselbrett beim jeweiligen Raum anhängen | Seminarbeutel dem Verantwortlichen bei Schlüsselübergabe mit übergeben | ||
|
Gästemappe |
Gästemappe vorbereiten |
Gäste-ABC, Hausregeln, Brandschutzordnung, Lageplan, Essenmarke, Zimmerlisten, Abnahmezettel (bei Jugendgruppen), WLAN-Code (bei Jugendgruppen ausschließlich an Betreuenden) |
|
| |
|
Essensmarke |
Essenszeiten für Gruppe darauf notieren ggf. Küche über geänderte TN-Zahlen und Essenzeiten informieren (Anpassung Essens-TN+-Zeiten, Saaldienst) |
Vorlage im Ordner Kopiervorlagen |
Zeiten aus HM (werden 14 Tage vor Anreise von TL Belegung eingetragen) > Mahlzeiten übernehmen |
Essensmarke mit Zeiten in Gästemappe | |
|
Zimmerabnahme-Protokoll |
|
Vorlage Abnahmezettel im Ordner Kopiervorlagen |
Rezeption - Abnahmezeit und Abnahmetreffpunkt |
Abnahmezettel mit Abnahmezeit und Treffpunkt in Gästemappe | |
|
An- und Abreiseprotokoll |
Protokoll ausdrucken |
|
|
für An- und Anreisegesppräch mit Gast |